Tus datos responde la pregunta que hace el dueño o la dueña de una empresa de guardias antes de decidirse por Vigitar, o mientras ya lo usa: quién adentro de la empresa ve qué, cuánto se conserva cada cosa y cómo se recupera todo si la empresa decide irse. No reemplaza la responsabilidad legal de la empresa sobre los datos de su gente: dice qué hace el sistema, para que la empresa decida el resto con esa información.
| Ficha | |
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| Dónde | Sistema → Permisos · Finanzas → Auditoría → Respaldo · Sistema → Empresa |
| Quién lo usa | El administrador ajusta los permisos, descarga el respaldo y da de baja la empresa; los demás roles ven lo que este artículo describe |
| Qué exige la ley | Res. 38 arts. 53 f), 56 y 57 · Ley 21.719 |
| Se conecta con | Cuentas, empresas y acceso · Finanzas · Conectar un agente de IA · Consola mandante · Fiscalización de la Dirección del Trabajo |
Quién ve qué
- Personas (postulantes, guardias, supervisores): leen y escriben Administrador, Operaciones y Recursos Humanos.
- Las licencias médicas: el registro, con su número y su nota, solo lo ven Administrador y Recursos Humanos, en la pestaña Ausencias de la ficha y en Ausencias, pestaña Licencias. En la pauta, Operaciones ve que la persona está con licencia, pero no el número ni la nota. Las vacaciones las ven además Operaciones y Gerencia.
- El sueldo y la previsión: los ven Administrador, Gerencia, Recursos Humanos y Finanzas; solo Administrador y Recursos Humanos los escriben.
- Nacimiento y domicilio: los ven Administrador, Gerencia, Recursos Humanos, Finanzas y Operaciones.
- Teléfono y contacto de emergencia: durante la relación laboral mantienen sus accesos operativos. Al terminar, solo Administrador y Recursos Humanos los consultan en el bloque Contacto laboral de la ficha restringida. La persona conserva acceso a sus propios datos desde Mis datos.
- Ley Karin: solo Administrador y Recursos Humanos leen y escriben; ninguna otra cuenta entra, ni siquiera para mirar.
- Accidentes y matriz de riesgos: Administrador, Operaciones y Recursos Humanos.
- La operación (instalaciones, puestos, pauta): Administrador y Operaciones; el supervisor en terreno ve y administra lo de sus propias instalaciones.
- La evidencia del servicio (marcas, libro de novedades, rondas): la leen Administrador, Operaciones y el supervisor de la instalación. Nadie la edita ni la borra —tampoco el Administrador—: es la que sostiene un reclamo ante un mandante o ante la autoridad.
- Las marcas por revisar (las que un teléfono guardó sin señal): las revisan Administrador y Operaciones, y Recursos Humanos las consulta.
- Logística (inventario, vehículos, stock): Administrador y Operaciones. Los teléfonos de terreno, además el supervisor, con los de sus instalaciones y el suyo. El teléfono de un supervisor guarda a quién está asignado y, si lo tiene, su puesto habitual.
- Comercial (prospectos, cotizador, licitaciones, satisfacción): solo Administrador y Comercial.
- Finanzas (estados de pago, conciliación, cobranza): Administrador y Finanzas.
- Calidad: Administrador, Operaciones, Recursos Humanos y Finanzas; las auditorías internas y la revisión por la dirección son solo de la dirección; el canal de integridad es de Administrador y Recursos Humanos.
- Sistema (la ficha de la empresa, las cuentas, los parámetros, los correos, la importación de datos): todo eso es exclusivo del Administrador.
- Auditoría (registro de actividad y respaldo): los ve completos el Administrador y Finanzas; Recursos Humanos solo el registro de actividad, no el respaldo.
Gerencia ve todo lo anterior —la operación, las personas, las finanzas, lo comercial y la calidad, incluidas las auditorías— sin cambiar nada: es la cuenta para mirar la empresa completa. No accede al contacto conservado de ex-trabajadores, Ley Karin ni al canal de integridad, y no administra cuentas ni la ficha de la empresa.
El administrador ajusta con más detalle quién lee y quién escribe cada sección en Sistema → Permisos.
Cada empresa, separada de las demás
Una misma cuenta puede pertenecer a más de una empresa de seguridad a la vez, pero su rol y sus datos son distintos en cada una: lo que ve y lo que puede hacer en una empresa no se traslada a la otra.
Qué se conserva, y por cuánto
- Las marcas de asistencia y su posicionamiento se conservan 5 años (Res. 38 art. 53 f).
- Las posiciones del supervisor durante su ronda con vehículo se conservan 5 años y después se borran solas; no sirven para evaluarlo (Res. 38 art. 53 f) y art. 56).
- Los incidentes y los casos del canal de integridad se conservan 7 años.
- Las fotos y los videos de un incidente se guardan 1 año desde que se envían, y después se borran solos; el incidente sigue en el libro con su texto. Cada archivo guarda su huella digital, que permite comprobar que no cambió.
- Las fotos, audios y videos del Chat se guardan 90 días desde que se envían; el mensaje queda con su texto y avisa que el archivo ya no está disponible. El texto de cada mensaje se guarda 1 año.
- Una conversación con la Ayuda se borra a los 90 días de su último uso.
- Un postulante que no fue contratado se borra 6 meses después de su último cambio de etapa.
- A los 90 días del término se eliminan correo de asistencia, tarjeta, rostro y foto identificatoria. La foto se retira de la ficha y se mantiene en una cola privada hasta confirmar su eliminación del almacenamiento; un fallo se reintenta y se informa a la vigilancia.
- Teléfono y contacto de emergencia permanecen en la ficha laboral restringida durante 5 años desde el término; cumplido ese plazo se eliminan. Las marcas, comprobantes y documentos probatorios conservan sus propios plazos.
- Los datos de identidad que registra el control de acceso de una instalación (la persona o el vehículo que entra, a dónde va y el motivo) se conservan 90 días por opción por defecto; cada empresa puede fijar entre 1 y 365 días. En la Consola se ven en Operaciones → Accesos y en la pestaña «Accesos» de la ficha del puesto, y el mandante los ve en su consola mandante si le encendiste esa sección, siempre sin el RUN ni el motivo; vencido el plazo, queda la hora del ingreso y de la salida, si fue un vehículo y quién lo registró.
- El correo personal de un trabajador dado de baja, su tarjeta y su rostro se destruyen a los 90 días de la desvinculación. Su clave se conserva cinco años, solo para que consulte sus registros en Mi asistencia, como exige la Resolución 38; después se destruye también.
- Lo probatorio —el libro de novedades, las rondas, las marcas, los cierres del mes, las actas firmadas— no se edita nunca, por nadie. Lo operativo se corrige, pero la corrección deja escrito qué decía antes, quién la hizo y por qué.
El respaldo
En Finanzas → Auditoría → Respaldo, el Administrador, Gerencia y Finanzas descargan —cada uno con su propia sesión— un archivo completo y fechado con los mandantes, instalaciones, personal, pauta, marcas, rondas, bitácora, contratos, cotizaciones y el registro de actividad de su empresa.
Quedan fuera del respaldo:
- Lo sensible —sueldos, salud, domicilio, biometría, licencias médicas, denuncias confidenciales, la posición del supervisor en su ronda—: no sale en un archivo descargable.
- Los secretos: claves, credenciales y sesiones no salen nunca en un archivo descargable.
- Lo que ni el propio Administrador puede leer desde la Consola: eso vive solo en la copia completa que administra Vigitar, no en el respaldo de la empresa.
Una persona pide sus datos
La Ley 21.719 da a cada persona el derecho a saber qué datos suyos guarda la empresa. En Mi asistencia → Mis datos, el guardia o supervisor pulsa Descargar mis datos y baja un archivo con su ficha, su contacto, su sueldo, sus asignaciones, ausencias, licencias, accidentes, evaluaciones y documentos, sus marcas de los últimos cinco años y sus turnos del último año. A diferencia del respaldo, este archivo sí trae lo sensible, porque es de la misma persona; no trae claves ni datos de otras personas. Quien ya dejó la empresa también lo descarga, mientras pueda entrar a Mi asistencia.
Cada persona puede pedirlo hasta tres veces por hora, y cada descarga queda en el registro de actividad.
Darse de baja
En Sistema → Empresa → Dar de baja, el administrador ve cuántos trabajadores, marcas, registros del libro, escaneos de ronda, documentos y cuentas se van a borrar, y escribe el nombre corto de la empresa para confirmarlo. Qué pasa después depende de si la empresa contrató el registro de asistencia de Vigitar:
- Sin registro de asistencia, todo se borra en el acto —incluidos los archivos subidos— sin dejar nada de vuelta. Las fotos, audios y videos del Chat y de los incidentes salen de su almacén en la tarea diaria siguiente.
- Con registro de asistencia, el servicio termina ese día y la empresa se borra sola 90 días después, datos, archivos y subdominio. La Resolución 38 exige destruir los datos de los trabajadores entre el día 90 y el 120 desde que termina el servicio, ni antes ni después: el plazo existe por si un tribunal los pide. Hasta ese día la empresa sigue abierta. Después queda solo lo que la Dirección del Trabajo pide en el listado de ex-clientes: razón social, RUT, domicilio y las fechas del servicio. La pantalla muestra esas fechas antes de confirmar —qué día termina el registro, hasta cuándo sigue abierta y qué día se borra— y el botón dice el día del borrado. Pedida la baja, la pantalla muestra ese día, quién la pidió y cuándo, y no vuelve a ofrecer el botón.
Conviene descargar el respaldo antes de que la empresa se borre: no hay papelera ni forma de deshacerlo.
Qué ve la Ayuda, y qué ve un agente de IA
La Ayuda de Vigitar responde con la documentación del sistema y, en las empresas habilitadas, consulta datos de la operación en modo de solo lectura, dentro de los permisos de quien pregunta y de su empresa. Puede entregar conteos, registros autorizados y comparaciones de margen estimado por contrato. El proveedor de IA recibe los resultados necesarios para responder; no recibe por esta vía RUT, contactos personales, contraseñas, relatos confidenciales ni sueldos individuales. Las respuestas se conservan en el historial de Ayuda — ver Ayuda y soporte. Un agente de IA conectado ve y hace solo lo que su propio permiso deja, nunca más — ver Conectar un agente de IA.
Qué ve el mandante, y qué ve la Dirección del Trabajo
El mandante entra por su propia consola mandante y ve solo lo que la empresa activó para sus instalaciones — ver Consola mandante. La Dirección del Trabajo entra con su correo institucional y consulta reportes de asistencia, sin poder modificar nada — ver Fiscalización de la Dirección del Trabajo.
Véase también
- Cuentas, empresas y acceso: los roles y cómo se invita a una cuenta.
- Finanzas: dónde vive la Auditoría y el respaldo.
- Conectar un agente de IA: qué puede hacer un agente según su permiso.
- Consola mandante y Fiscalización de la Dirección del Trabajo.
Normativa
- Res. 38 art. 53 f): 5 años de conservación de las marcas y su posicionamiento.
- Res. 38 art. 56: los mecanismos de identificación no pueden vulnerar derechos fundamentales.
- Res. 38 art. 57: consentimiento, tratamiento y destrucción de los datos personales de los trabajadores; al terminar el servicio con un cliente, el prestador los destruye entre el día 90 y el 120 (art. 57.4).
- Ley 21.719, de protección de datos personales.
Medir el uso para mejorar Vigitar
La nueva medición de acciones de Consola y App está desactivada mientras se define cuánto conservar sus datos. Al habilitarse podrá contar acciones como abrir una sección, generar una pauta o pedir ayuda, con su resultado y duración. No copiará formularios, RUT, PIN, preguntas, ubicación ni identificadores de personas o teléfonos.
Los totales se consultarán por personal autorizado de Vigitar para mejorar el software. Si una medición se pierde, el trabajo continúa: que falte un evento no significa que alguien abandonó una tarea. Las marcas de asistencia, el libro de novedades y demás registros del servicio conservan su propio funcionamiento.
La Ayuda ya registra consumo, costo y valoración por hasta90días. Sus casos de mejora se cuentan por motivo, guía y sección, sin mostrar preguntas en el panel de métricas. Son distintos de las consultas pendientes de Soporte. Si el período disponible está incompleto, el panel lo indica.