Una licencia médica es el documento con que un trabajador justifica su reposo. En Chile es obligatoria en su forma electrónica, a través de un operador —I-MED y Medipass son los dos que usa el mercado—, aunque también se sigue recibiendo en papel. Recursos Humanos y Administración la registran como una ausencia por rango, con los datos de su documento: sus días de reposo llegan solos a la pauta y a las remuneraciones, y Vigitar lleva el plazo para tramitarla.
| Ficha | |
|---|---|
| Dónde | Recursos Humanos → Ausencias, pestaña Licencias · Recursos Humanos → Guardias o Supervisores → ficha → pestaña Ausencias |
| Quién lo usa | Administrador, Recursos Humanos |
| Qué exige la ley | DS 3 de 1984, art. 13 (3 días hábiles para tramitarla) y art. 56 (si no se tramita) · Ley 21.063 (SANNA) |
| Se conecta con | Personas · Pauta y turnos · Remuneraciones · Prevención (accidentes del trabajo) |
Licencia recibida después de la ausencia: el documento conserva su plazo de tramitación. Los días anteriores requieren además el procedimiento de rectificación de asistencia. Desde Ausencias pulsa Justificar días, junto a las pestañas, selecciona el día y revisa la propuesta. El reporte de asistencia usará la justificación cuando se consolide; el registro del documento por sí solo no inicia las 48 horas ni envía ese aviso.
Qué es
La licencia se registra en Recursos Humanos → Ausencias, pestaña Licencias, o en la ficha del guardia o del supervisor, pestaña Ausencias, como una ausencia de tipo licencia: el rango de fechas del reposo, el número de la licencia, el operador (I-MED, Medipass o en papel), el tipo, la entidad que la paga, si el reposo es total o parcial, el día en que se recibió y una nota. Cada día del rango queda en la pauta como excepción y llega solo a Remuneraciones; los turnos ya generados en esas fechas que todavía no habían empezado quedan sin asignar, y Operaciones ve el hueco para cubrirlo.
Ausencias tiene dos pestañas, Licencias y Vacaciones, con una tabla del mes agrupada por mandante: quién, desde y hasta cuándo, cuántos días y si los turnos que cada una liberó ya tienen reemplazo —«Cubierto», «Sin cubrir» o cuántos de cuántos—.
Solo Administrador y Recursos Humanos ven, registran y anulan una licencia: es un dato de salud. Operaciones sigue viendo, en la pauta, que el guardia está con licencia, que es lo que necesita para cubrir el puesto, pero no el número ni la nota; en Ausencias, Operaciones y Gerencia ven solo las vacaciones.
Desde que la recibe, la empresa tiene tres días hábiles para tramitarla en el portal del operador o en la COMPIN; si no lo hace y la entidad la autoriza igual, paga lo que habría pagado el subsidio. La columna Trámite de cada licencia dice ese plazo o lo que pasó con ella: «Vence lun 28/09», «Venció jue 24/09», «Tramitada 25/09», «Tramitada fuera de plazo», «No recepcionada», «Faltan sus datos» o lo que resolvió la entidad. En el Escritorio, Administrador y Recursos Humanos ven Licencias por tramitar con cuántas esperan; la línea va en rojo si alguna ya venció y lleva a esas licencias.
Cómo se usa
Registrarla
Cuándo: llega la licencia, electrónica o en papel. Quién: Administrador o Recursos Humanos.
- En Ausencias, pestaña Licencias, «Registrar licencia», elige a la persona; o entra a su ficha, pestaña Ausencias, y elige el tipo licencia médica. Marca el rango de reposo, incluidos los descansos que abarca el certificado.
- Completa el número de la licencia (en papel puede faltar), el operador, el tipo, la entidad que paga —si su ficha tiene isapre, viene propuesta—, el reposo y el día en que la recibiste. El panel dice hasta cuándo hay que tramitarla.
- Registra. Los días quedan en la pauta y los turnos futuros de esas fechas, sin asignar.
Qué queda registrado: la ausencia con su rango, su número y quién la anotó; el documento con su plazo; cada día en la pauta; y los turnos que liberó.
Tramitarla
Cuándo: dentro de los tres días hábiles desde que se recibió. Quién: Administrador o Recursos Humanos.
- En Ausencias, pestaña Licencias —o desde la línea Licencias por tramitar del Escritorio—, «Tramitar» a la derecha de su fila; se abre el panel con sus datos.
- Elige «La tramité» y el día en que lo hiciste en el portal del operador; o «No la recepcioné», con el motivo y el día.
Qué queda registrado: el día en que se hizo, quién lo anotó y si fue dentro del plazo. A tiempo se mide con el día en que se hizo en el portal, no con el momento en que se anotó en Vigitar.
La resolución de la entidad
Cuando la entidad resuelve, en la fila, «⋯» → «Anotar resolución»: autorizada, reducida —con los días que autorizó— o rechazada. Los días de la pauta no cambian: autorizada o no, el guardia no trabajó esos días. Una resolución nueva, por ejemplo tras una reconsideración, reemplaza a la anterior, que queda guardada en la misma licencia.
Completar una licencia anotada sin sus datos
Una licencia registrada solo como ausencia muestra «Faltan sus datos» en Trámite y «Completar» a la derecha de su fila; abre el panel con los datos existentes. Se completa igual que al registrarla; el número, si ya lo tenía, no se cambia por otro.
Corregir las fechas
Un rango mal anotado se corrige en la fila, «⋯» → «Corregir fechas», con un motivo. Cambian solo los días que entran o salen: los que salen vuelven a la persona si nadie los cubrió, y los que entran quedan por cubrir. Sirve también para unas vacaciones. Una licencia que la entidad redujo no puede quedar en sus días autorizados o menos: primero se corrige la resolución.
Ver quién está fuera este mes
Cuándo: al armar la pauta o antes de cerrar el mes. Quién: Administrador o Recursos Humanos; Operaciones y Gerencia ven las vacaciones.
- En Recursos Humanos → Ausencias, elige la pestaña y el mes, o busca a la persona por nombre o RUT; Mandante y Contrato dejan solo a quienes trabajan ahí. En Licencias, el filtro Trámite muestra solo las por tramitar, de cualquier mes.
- La tabla tiene una sola cabecera; cada mandante aparece como separador con el total de registros del grupo. En móvil, las filas son tarjetas con sus rótulos. Una fila «Sin cubrir» tiene turnos liberados sin reemplazo: se cubren desde la pauta, en Operaciones (Pauta y turnos).
Anularla
Una licencia anotada por error se anula con un motivo, en la fila, «⋯» → «Anular»; no se borra. Sus días salen de la pauta con rastro, y los turnos que había liberado vuelven al guardia si nadie los cubrió todavía.
El sueldo del mes
- En los meses todavía abiertos, el sueldo base se ajusta solo: se multiplica el sueldo diario por los días del mes menos los días de licencia y otras inasistencias, sin bajar de cero. Las vacaciones y los días libres no se descuentan como licencia.
- El criterio es el de la Dirección del Trabajo: el Ord. 3105/2015 fija que en un mes de 31 días con 10 de licencia se remuneran 21; el Ord. 7/2025 mantiene ese criterio, y el Ord. 1445/2023 precisa que una licencia por todo el mes no genera sueldo por ese mes, sin perjuicio de lo que la empresa haya pactado aparte. Con un sueldo de $600.000, por ejemplo, 10 días de licencia dejan un sueldo base de $400.000 en un mes de 30 días.
- El subsidio de esos días lo paga la entidad de salud, no la empresa. El LRE y el borrador de Previred usan los días ya remunerados de este cálculo; los movimientos de personal y la renta previa del período de reposo se completan aparte, con el contador.
Qué decide el sistema solo
El plazo para tramitarla
- Dónde: columna Trámite de Ausencias, pestaña Licencias, y de la pestaña Ausencias de la ficha.
- Regla: tres días hábiles desde el día siguiente a la recepción. El sábado cuenta, pero si el plazo termina en sábado pasa al día hábil siguiente; los domingos y los feriados no cuentan.
- Por qué: DS 3 de 1984, art. 13, con el criterio de la Superintendencia de Seguridad Social.
- Cómo se destraba: no se destraba; se tramita y se anota el día real en que se hizo.
Quién puede registrar o anular una licencia
- Dónde: Ausencias, o ficha → pestaña Ausencias.
- Regla: una ausencia de tipo licencia la registran y la anulan solo Administrador y Recursos Humanos; las vacaciones, también Operaciones.
- Por qué: el número y la nota de una licencia son datos de salud del trabajador.
- Cómo se destraba: pedir el registro a Recursos Humanos o a la administración.
Si se puede registrar o anular una licencia de un mes ya cerrado
- Dónde: Ausencias, o ficha → pestaña Ausencias.
- Regla: un mes que Remuneraciones ya cerró no se toca, ni para registrar ni para anular una licencia; tampoco se registra una ausencia que se cruce con otra vigente ni una que termine después de la desvinculación.
- Por qué: el cierre congela lo que ya se pagó ese mes.
- Cómo se destraba: reabrir el mes en Remuneraciones antes de registrar o anular la ausencia.
Qué no hace
Vigitar no se conecta con I-MED ni con Medipass: la licencia se tramita en el portal del operador y en Vigitar se anota el día en que se hizo. Tampoco calcula el subsidio que paga la entidad de salud, su carencia ni su autorización: eso se revisa con el contador antes de declarar.
Véase también
- Personas: la ficha del guardia y del supervisor donde vive la pestaña Ausencias.
- Pauta y turnos: cómo se cubre el hueco que deja una licencia.
- Remuneraciones: el cierre del mes, el LRE y Previred.
- Prevención: el accidente del trabajo que da origen a una licencia.
Normativa
- DS 3 de 1984, art. 13: la empresa tiene 3 días hábiles para tramitar la licencia.
- DS 3 de 1984, art. 56: si no se tramita y la entidad la autoriza igual, la empresa paga lo que habría pagado el subsidio.
- Ley 21.063: crea el seguro SANNA y su licencia.