Comercial: prospectos, cotizador, licitaciones y satisfacción

Comercial es el departamento que trae los contratos y los cuida después de firmados: encuentra oportunidades, cotiza sin cotizar a pérdida, sigue las licitaciones públicas y escucha al mandante una vez que el servicio ya está funcionando. Lo usa Comercial; Administrador y Gerencia también miran.

Qué es

• Panorama comercial: lo pendiente hoy y diez gráficos para decidir —pipeline, seguimiento, cierres, licitaciones, eventos, satisfacción y mensualidad—.
• Prospectos: el CRM propio —prospecto, contactado, propuesta, negociación, ganado o perdido—, con gestiones y la próxima acción a la vista.
• Cotizador: arma la propuesta completa, calcula el precio con el motor único de costos y proyecta el margen del contrato.
• Eventos: la cotización de un servicio puntual, con su propio artículo.
• Licitaciones: la cartera y el Radar de Mercado Público, con el análisis de ofertar o no.
• Satisfacción: la voz del mandante — encuestas, reclamos y felicitaciones.

Cómo se usa

De un dato suelto a un mandante operando

1. La empresa se agrega en Prospectos, con su etapa y, cuando se sabe, su estimado mensual. Cada contacto queda como una gestión con fecha y nota, y la próxima acción tiene su propia fecha —la vencida encabeza en rojo—.
2. En el Cotizador se arma la propuesta con todos sus puestos: una portería 24/7 más dos recepciones es una sola cotización con tres líneas. El precio sale del motor de costos con los supuestos vigentes de Sistema → Parámetros; nunca se inventa un precio aparte. Antes de mandarla conviene mirar tres cosas: el recargo se escribe sobre el costo, no sobre la venta —12 % de recargo dejan 10,7 % de margen; para dejar 15 % hay que escribir 17,6 %—; el precio no cobra la reserva de finiquitos, y el resumen muestra cuánto es esa reserva y qué margen queda después de restarla; y la Proyección del contrato muestra, con la duración y el inicio estimados, cuánto margen queda al final del plazo con las alzas que la ley ya fijó, y qué precio lo mantendría —el número que conviene poner en la cláusula de reajuste—.
3. Guardar la cotización congela los supuestos de ese día: meses después se puede mostrar con qué números se calculó, aunque los parámetros hayan cambiado. Se marca enviada —no manda un correo—, y al cerrarla se dice por qué se ganó o se perdió, con un motivo obligatorio en los dos casos: lo perdido es lo que enseña a cotizar mejor. Deshacer un desenlace exige una nota y queda en Auditoría → Correcciones. La propuesta para el cliente se imprime desde la misma hoja y no muestra costos ni márgenes.
4. Al ganar, Crear mandante con estos datos registra a la empresa con el RUT y el contacto del prospecto y lo deja enlazado; si el mandante ya existe, se elige y se usa Enlazar mandante. Desde ahí siguen sus contratos, instalaciones y puestos con tarifa, en Contratos, instalaciones y puestos.

Qué queda registrado: el prospecto enlazado al mandante real, y la cotización con sus supuestos congelados.

Licitaciones: del Radar al resultado

1. Radar de hoy consulta Mercado Público y muestra hasta quince licitaciones, priorizando el cierre más próximo; si Mercado Público no responde, la cartera ya guardada sigue disponible.
2. Analizar incorpora la licitación a seguimiento; si ya estaba, abre la ficha existente en vez de reemplazar lo decidido.
3. En la lista En análisis, Avisos reúne las bases sin leer y las advertencias de margen. Se abre con el puntero, el teclado o un toque. El signo de ayuda junto al cierre muestra la fecha de visita; la ficha conserva todos los datos.
4. Editar análisis corrige dotación, presupuesto mensual e IVA; Comparar ofertas muestra el margen estimado. La decisión de ofertar es del responsable —el sistema no envía ofertas—: desde En análisis se marca Ofertada o Descartada, con motivo, y una ofertada pasa a Adjudicada o Perdida.

Escuchar al mandante

1. En Satisfacción, Registrar respuesta guarda una encuesta —nota de 1 a 7—, un reclamo o una felicitación, por mandante y, si corresponde, por contrato.
2. Un reclamo exige una acción correctiva: sin ella no se guarda, porque un reclamo sin acción es un reclamo que se va a perder. Si el problema es de fondo, Abrir no conformidad lo lleva a Calidad con un clic.
3. La acción se cierra con fecha cuando se cumplió, o se reabre con un motivo obligatorio; el comentario original nunca se borra.

Mirar el panorama

Comercial → Panorama comercial abre con Pendiente: prospectos con la próxima acción vencida, cotizaciones vencidas, licitaciones por cerrar, reclamos abiertos y contratos por renovar, cada uno con su botón. Debajo, diez gráficos; cada uno dice su período y su botón lleva a la pantalla con los casos:

• Pipeline: cuántos prospectos hay en cada etapa y cuánta plata estimada.
• Prospectos sin seguimiento: los activos con la próxima acción vencida, por días de atraso, y los que no tienen fecha.
• El mes y Tasa de cierre · 6 meses: las cotizaciones enviadas por mes y, de las resueltas, qué parte se ganó, con cuántas se calcula bajo cada mes. Un mes sin cierres lleva «—»; no es un 0 %.
• Licitaciones del año: en análisis, ofertadas, adjudicadas y perdidas, contadas por fecha de cierre.
• Eventos por estado: los servicios puntuales, del que se cotiza al que terminó.
• Renovaciones próximas: los contratos que terminan en 60, 90 y 180 días, con lo que se factura al mes; es la misma cifra del Escritorio.
• Satisfacción, Nota de satisfacción · 12 meses y Mandantes con menor nota: el nivel, la nota de cada mes con sus respuestas, y los mandantes con la nota más baja, con al menos dos encuestas.
• Mensualidad por mandante: lo que suman las tarifas de los puestos de los contratos vigentes. Es lo pactado, no lo facturado; un puesto sin tarifa no suma y se avisa en rojo.

Si una consulta falla, el gráfico dice «Sin verificar» en vez de mostrar un cero. Editar panorama mueve, oculta o colapsa cada gráfico, y la disposición queda guardada en tu cuenta.

Qué decide el sistema solo

Si el inicio estimado o la validez de una cotización fuera de rango se pueden guardar

• Dónde: Cotizador → «Inicio estimado del servicio» y «Válida hasta».
• Regla: ninguna fecha se acepta con año fuera de una ventana de cinco años; en blanco sí se acepta, como «sin fecha».
• Por qué: el inicio estimado gobierna la proyección del margen; uno disparatado proyectaría un contrato que no empieza cuando dice.
• Cómo se destraba: corregir la fecha dentro del rango, o dejarla vacía.

Si una cotización enviada o resuelta se puede volver a marcar, y qué exige deshacer un desenlace

• Dónde: Cotizador → hoja de la cotización → «Marcar enviada», «Ganada» / «Perdida», «Deshacer».
• Regla: volver a marcar enviada no cambia la fecha de envío original; ganar o perder exige siempre un motivo, y no se pisa un resultado ya registrado; deshacer exige nota obligatoria.
• Por qué: una fecha real o un desenlace ya escrito no pueden perderse por un reenvío del formulario; revertir sin nota es un borrón, no una corrección.
• Cómo se destraba: escribir el motivo al marcar el resultado, y la nota para deshacerlo.

Si una cabecera de cotización sin puestos se puede borrar

• Dónde: Cotizador → hoja de una cotización sin líneas → «Descartar esta cotización vacía».
• Regla: solo se borra si de verdad no tiene ninguna línea guardada; el servidor lo vuelve a comprobar.
• Por qué: es la salida de una cotización que quedó a medio guardar; una con puestos jamás se borra por este camino.
• Cómo se destraba: si tiene puestos, se recotiza; si quedó vacía, el botón la elimina.

Si una licitación se puede volver a guardar en análisis

• Dónde: Licitaciones → Radar → «Analizar».
• Regla: si ya está registrada, no se vuelve a guardar: se avisa que es conocida, sin pisar el motivo de un descarte anterior.
• Por qué: el Radar se vuelve a consultar cada tanto, y un formulario viejo podría sobrescribir una decisión ya tomada.
• Cómo se destraba: abrir la licitación ya guardada en la cartera y trabajar sobre esa ficha.

Los cálculos que le importan a quien vende, sin sus cifras —viven en Sistema → Parámetros y cambian con la ley—:

El costo empresa de un guardia

• Qué es: todo lo que cuesta tener un guardia un mes: sueldo, gratificación, bonos, los aportes del empleador y las provisiones del rubro, con la reserva para su eventual indemnización.
• Con qué se alimenta: los supuestos de Sistema → Parámetros y el ingreso mínimo vigente.
• Qué supone: que esos parámetros están al día; nunca se escribe a mano en una cotización.

El factor de relevo

• Qué es: cuántos guardias hacen falta para cubrir un puesto los 365 días del año, las 24 horas.
• Con qué se alimenta: las horas que rinde al mes un guardia en su turno, menos un supuesto de vacaciones y de ausentismo.
• Qué supone: el ausentismo esperado; subirlo encarece el puesto, bajarlo puede dejarlo descubierto.

El precio de un puesto de vigilancia permanente (24/7)

• Qué es: el precio neto y con IVA de un puesto cubierto todo el año, las 24 horas.
• Con qué se alimenta: el costo empresa por el factor de relevo, más el prorrateo de supervisión, kit y gastos generales, con el margen objetivo.
• Qué supone: que ese margen no incluye aún la reserva de indemnizaciones; el Cotizador la muestra aparte.

El precio de un puesto parcial

• Qué es: el precio de un puesto que no es 24/7 —diurno, por horas—.
• Con qué se alimenta: las horas al mes que pide el puesto, convertidas a guardias equivalentes.
• Qué supone: que no carga el overhead completo de un 24/7, porque no lo necesita.

El calendario legal del aporte del empleador y de la jornada

• Qué es: las fechas ya fijadas por ley en que sube el aporte del empleador, y en que la jornada baja de 42 a 40 horas.
• Con qué se alimenta: los escalones de la Ley 21.735 y de la Ley 21.561.
• Qué supone: que el Congreso no los modifica antes; menos horas de jornada exige más guardias por el mismo puesto.

La proyección del margen y el precio que lo mantendría

• Qué es: cuánto margen queda en una cotización a precio fijo, mes a mes, y qué precio habría que cobrar cada mes para conservar el margen inicial.
• Con qué se alimenta: el calendario legal del aporte y de la jornada, más el reajuste anual de sueldos que se suponga.
• Qué supone: que el precio se calcula con la ley de hoy, no con la del mes en que empezaría el servicio; conviene revisarla antes de firmar un contrato largo a precio fijo.

El reajuste anual de sueldos, como supuesto editable

• Qué es: cuánto se supone que suben los sueldos cada año, dentro de la proyección del contrato.
• Con qué se alimenta: un valor editable al cotizar, no una ley.
• Qué supone: lo que se negocie o se espere con cada mandante; declararlo como supuesto evita esconderlo detrás de un número que parezca oficial.

El congelamiento de los supuestos al guardar

• Qué es: que una cotización guardada no se recalcula sola con los parámetros de hoy.
• Con qué se alimenta: los parámetros legales y la estructura de costos vigentes en el momento exacto de guardar.
• Qué supone: que defender un precio antiguo exige ver los números con que se calculó, aunque hoy sean otros.

Contra qué se compara el precio

• Qué es: lo que la empresa ya le cobra a sus propios contratos activos, y el promedio y el máximo adjudicados en licitaciones públicas.
• Con qué se alimenta: las tarifas de los puestos activos, convertidas a precio por guardia equivalente, y una referencia de licitaciones reajustada por el ingreso mínimo.
• Qué supone: con muestra propia chica, la comparación se marca indicativa; el objetivo es avisar antes de cotizar muy bajo, no imponer un piso.

Qué no hace

El Cotizador no envía la propuesta ni ningún correo: Marcar como enviada solo registra la fecha. Marcar un prospecto como Ganado no crea un contrato: hay que crear o enlazar el mandante, y después sus contratos, instalaciones y puestos, aparte. En Licitaciones, la decisión de ofertar es de la empresa: el sistema no envía ofertas a Mercado Público. Y cerrar una acción correctiva de Satisfacción no demuestra por sí sola que la medida fue eficaz.

Véase también

• Eventos: la cotización de un servicio puntual.
• Contratos, instalaciones y puestos: lo que sigue después de ganar un mandante.
• Calidad: la no conformidad que abre un reclamo de Satisfacción.
• Qué decide el sistema solo: el índice completo de candados por área.

Normativa

• Ley del IVA, art. 8: los servicios de seguridad privada pagan IVA.
• Ley 21.735: el calendario del aporte del empleador que el Cotizador proyecta.
• Ley 21.561: el cambio de jornada de 42 a 40 horas semanales, en abril de 2028.