Avisos y correos que manda Vigitar

Los avisos y correos son los mensajes que Vigitar envía solo, sin que nadie los escriba ni apriete un botón: comprobantes, alertas de vencimiento y avisos legales. Cada uno dice en su pie a quién le llega y por qué, para que se pueda distinguir de un intento de fraude en dos segundos. Los que exige la Resolución 38 no se pueden apagar; los demás sí, desde Sistema → Correos.

Qué es

Sistema → Correos lista cada correo automático con quién lo recibe, por qué le llega, si se puede apagar y su vista previa, con el mismo diseño que de verdad se envía; su pestaña Envíos, que ve solo el Administrador, es la bitácora técnica de lo que salió, con su estado y sus reintentos. Aparte de esa pantalla, todas las mañanas el sistema revisa lo que vence o ya venció y, si encuentra algo, junta todo en un solo correo a quienes la empresa designó como responsables de alertas.

Correos de asistencia y documentos

Cada uno de estos correos se ve y se configura en Sistema → Correos. El registro de asistencia de Vigitar está construido sobre la Resolución 38 de 2024 de la Dirección del Trabajo —un comprobante por cada marca, una cadena de integridad que nadie edita, la rectificación bilateral con el trabajador y un portal para el fiscalizador— y todavía no cuenta con la autorización de la Dirección del Trabajo. Hasta que la tenga, la empresa mantiene además el registro de asistencia que hoy usa.

• Comprobante de marcación: al trabajador, y a su empresa de servicios transitorios cuando corresponde; cada vez que marca una entrada o una salida. No se puede apagar.
• Marca sin conexión en revisión: al trabajador; cuando una marca que hizo sin señal llega al sistema y queda en revisión, sin registrarse. Le dice la hora que declaró el teléfono, la de recepción y el motivo, y que no es un registro confirmado. Sale una sola vez por marca. No se puede apagar.
• Alerta por falta de marcación: al trabajador, con copia a la empresa; a los 30 minutos de la hora pactada sin registro. No le llega a quien ese día preparó una marca sin señal de ese puesto y tipo: ya marcó, y recibe el comprobante o la constancia cuando el teléfono recupera la conexión. La empresa puede apagarla.
• Propuesta de rectificación: al trabajador; cuando la empresa propone corregir una marca u omisión suya. No se puede apagar.
• Documento laboral para firma: al trabajador, y a la empresa cuando este lo acepta; cuando hay un anexo o documento esperando su respuesta. No se puede apagar.
• Reporte diario de marcaciones: a la empresa que contrató el registro de asistencia; todos los días, a la hora que ella elige, con las marcaciones del día anterior completo, de 00:00 a 24:00, incluso si ese día no las hubo. No se puede apagar, pero sí la hora.
• Mantención de la plataforma: a la empresa con registro de asistencia vigente; informa la ventana y cómo seguir registrando durante ella. Una cancelación llega como aviso separado. Que el aviso esté registrado no significa que haya sido entregado.
• Clave de acceso al portal de fiscalización: al funcionario de la Dirección del Trabajo, a su correo institucional; cuando la solicita desde el portal. Dura 5 días corridos. No se puede apagar.
• Aviso de inicio de una fiscalización: a la empresa, sin identificar al funcionario; cuando la Dirección del Trabajo abre una revisión sobre su registro de asistencia. No se puede apagar.
• Avisos de cambio de correo: al trabajador, a su dirección anterior y a la nueva; cada vez que cambia el correo de asistencia. No se pueden apagar.
• Aviso de cambio de clave: al trabajador; cuando cambia la clave con que se identifica en el puesto. No se puede apagar.
• Emisión de medio de identificación: al trabajador; cuando la empresa le emite un código para crear o recuperar su clave. La empresa puede apagarlo.
• Aviso de desconexión: al trabajador que esa semana tiene algún turno en un puesto a distancia; 30 minutos antes de que empiece su desconexión, que es el fin de su jornada. No se puede apagar.

El aviso de desconexión

Quien trabaja a distancia tiene derecho a desconectarse al terminar su jornada: desde ahí no está obligado a responder comunicaciones ni órdenes. Treinta minutos antes, Vigitar se lo recuerda por correo.

• A quién le llega: a la persona que tiene al menos un turno en un puesto a distancia en la semana, de lunes a domingo. Esa semana el aviso le llega al terminar cada una de sus jornadas, también las presenciales, porque la desconexión es de la persona y no del puesto. Un turno cubierto cuenta para quien lo cubre.
• Cuándo: al fin de la jornada, no de cada turno. Si un turno sigue sin pausa con otro de la misma persona, el aviso va antes del fin del último. El correo sale entre 35 y 30 minutos antes, una sola vez por turno.
• Si el turno cambia: si se anula, cambia su hora de término o quien lo cubre, el aviso pendiente queda Sin efecto y no sale; si el turno vuelve a corresponder, se prepara otro aviso.
• Si la persona no tiene correo: el aviso queda Sin correo en Envíos, y sale solo si alguien carga el correo antes del inicio de la desconexión.
• Si no alcanzó a salir: queda Fallido y no se manda, porque avisar tarde no cumple. Envíos no ofrece reintentarlo; los siguientes avisos salen solos.

Alertas diarias a los responsables

Todos los días, si hay algo vencido o por vencer, el sistema junta todo en un solo correo a las direcciones que la empresa designó para recibir alertas; si no hay nada, no manda nada. Las mismas alertas aparecen también en el escritorio de cada pantalla, para quien no espera al correo del día.

• Credencial OS-10 por vencer: al responsable de alertas; desde 60 días antes de vencer, o ya vencida. Ley 21.659 art. 50.
• Directiva de funcionamiento por vencer: al responsable de alertas; desde 60 días antes de vencer, o ya vencida. DS 209 art. 92.
• Autorización SPD de la empresa por vencer: al responsable de alertas; desde 60 días antes de vencer, o ya vencida; siempre grave. Ley 21.659.
• Contrato de trabajo sin escriturar: al responsable de alertas; desde antes del plazo legal y hasta que se sube el contrato firmado. Art. 9 del Código del Trabajo.
• Finiquito pendiente de pago y firma: al responsable de alertas; desde los 10 días hábiles contados desde la separación. Art. 177 del Código del Trabajo.
• Cierre de una licitación en análisis: al responsable de alertas; desde 7 días antes del cierre.
• Incidente sin cerrar: al responsable de alertas; desde 7 días sin cerrar, esté por recibir o en gestión. ISO 18788 §8.8.2.
• Turno sin cerrar: en el escritorio de Operaciones y del supervisor de esa instalación, en Pendiente del Panorama operativo, que abre el puesto o, si son varios, la lista de casos, y en el correo de alertas; cuando quien entregó el turno se fue sin marcar su salida y quien llegó a relevarlo marcó su entrada hace 30 minutos o más, dejando el puesto con más turnos abiertos que guardias. No es grave: desaparece cuando esa persona marca su salida o cuando alguien hace la rectificación por omisión de esa salida; si nadie la corrige, a los 7 días. Res. 38, art. 38: la entrada de quien llegó se registra igual.
• Cambio de turno sin aviso registrado: en el escritorio de Operaciones y de los supervisores, y en el correo de alertas; cuando se guardó un cambio de turno sin anotar cuándo y por qué medio se le avisó a la persona. Sale una por cambio y abre la ficha del puesto. Es grave cuando el turno nuevo ya empezó. Desaparece cuando se anotan la fecha y el medio del aviso; mientras tanto, el reporte de cambios de turno dice Aviso pendiente donde iría la fecha del aviso. Res. 38, art. 27 letra d).

Ninguna de estas alertas se apaga con un botón: desaparece sola, al día siguiente, cuando se resuelve lo que la originó —se renueva la credencial, se cierra el incidente, se firma el finiquito.

Invitaciones y consultas a Soporte

Estos tres avisos no salen solos: los dispara una persona al pedirlos.

• Invitación a una cuenta: al correo invitado; cuando el administrador agrega a alguien en Sistema → Usuarios. Caduca a las 72 horas.
• Invitación a la consola mandante: al contacto del mandante; cuando alguien lo invita desde la ficha del mandante, pestaña Consola mandante. Dice qué empresa de seguridad lo invita y a qué servicio. Caduca a las 72 horas.
• Respuesta de Soporte: a quien envió una consulta desde el panel de Ayuda, cuando Soporte le responde. Trae el enlace que abre la consulta, y ahí mismo se contesta. Soporte responde a más tardar el día hábil siguiente, en todos los planes.

Aviso del cobro del plan

• Aviso de renovación: a los administradores activos de la empresa; unos días antes de cada cobro mensual de la suscripción de Mercado Pago, con el monto con IVA, los guardias activos, el neto, el IVA y el botón Ver Plan y pago. Su asunto es «Vigitar: tu próximo cobro es el 12 nov». Basta con que lo reciba uno para que el monto se ajuste en Mercado Pago. En Sistema → Correos tiene su tarjeta, «Aviso de cobro del plan», con Ver el diseño; no se puede apagar, porque es un aviso de cobro, y no tiene horas de silencio. Ver el aviso de renovación y el cobro de cada mes.

Supervisión del envío

Vigitar revisa sus tareas automáticas y avisa a su responsable operativo cuando una registra un fallo o no confirma una ejecución a tiempo. Estos avisos llevan el mismo diseño de los demás correos, un estado escrito, la explicación del problema y una alternativa en texto.

También comprueba que el calendario nacional del año esté revisado y tenga feriados cargados. Desde octubre recuerda preparar el año siguiente antes del 31 de diciembre. Si falta el año vigente o no se puede comprobar, el aviso es urgente; si falta el siguiente, pide prepararlo. El aviso diario continúa mientras el problema siga pendiente. Esta revisión no reemplaza comprobar los feriados regionales o especiales que correspondan a cada instalación.

Aparte, un monitor externo, fuera de la aplicación, revisa cada minuto que respondan las pantallas de ingreso y la base de datos. Cuando confirma una caída o su recuperación, avisa por correo solo a Soporte de Vigitar, sin depender de la aplicación; ese correo no llega a las empresas. Este aviso está en puesta en marcha.

Un aviso «sin constancia» significa que no existe una confirmación completa del envío: deben coincidir la aceptación del proveedor y el registro del resultado. La alerta corresponde a esa tarea; por sí sola no demuestra una caída de toda la aplicación. El responsable revisa el caso antes de dar el envío por completado.

Qué no hace

Vigitar no manda avisos por WhatsApp ni por SMS: todo sale por correo. Tampoco deja apagar lo que exige la Resolución 38: donde la ley obliga, el interruptor de Sistema → Correos no aparece, o aparece bloqueado con el artículo que lo exige.

Véase también

• Asistencia: los procesos que originan la mayoría de estos correos.
• Cuentas, empresas y acceso: cómo se invita a una cuenta y qué rol recibe.
• Fiscalización de la Dirección del Trabajo: qué ve el funcionario que recibe la clave.
• Ayuda y soporte: cómo enviar y seguir una consulta a Soporte.

Normativa

• Res. 38 arts. 10, 12 a 14, 27 e), 34, 45.1, 47: los correos de asistencia y documentos; el art. 10 y el 12 a), la constancia de la marca sin conexión que queda en revisión.
• Res. 38 art. 45.4: el aviso de desconexión a quien trabaja a distancia, 30 minutos antes de que empiece. Código del Trabajo art. 152 quáter J: el derecho a desconexión.
• Ley 21.659 art. 50 y DS 209 art. 92: las alertas de credencial y de directiva.
• Código del Trabajo arts. 9 y 177: el contrato sin escriturar y el finiquito pendiente.