Logística

La logística es el área que equipa a la operación: el inventario de cada activo con su historial de tenencia, los vehículos con su hoja de vida y sus papeles, los teléfonos de cada puesto y el stock de fungibles por bodega con su mínimo. La usan Operaciones y el Administrador para saber qué tiene la empresa, quién lo tiene y qué hay que reponer.

Qué es

• Panorama de logística reúne lo pendiente de las tres pantallas —papeles de vehículos vencidos, por vencer o sin fecha registrada; ítems de stock bajo su mínimo; y activos en poder de personas ya desvinculadas— y, debajo, diez gráficos del estado del equipo (ver Leer el Panorama de logística).
• Inventario son los activos serializados —vestuario, radios, vehículos, teléfonos, computación u otros—, cada uno en su ficha con el historial completo de quién lo ha tenido, desde cuándo y hasta cuándo, y los respaldos de su compra (factura, garantía, o el documento tributario si se sube su XML).

• Vehículos lleva la hoja de vida de cada uno: sus papeles con vencimiento —revisión técnica, permiso de circulación y SOAP—, su kilometraje y sus eventos de combustible. En la ficha de un vehículo con dos o más cargas registradas también se ve su rendimiento en kilómetros por litro.
• Teléfonos de terreno son los teléfonos con los que se marca: los de cada puesto, uno por cada guardia que está a la vez en él, y el de cada supervisor. Se autorizan cuando piden autorización desde la app, se activan y se revocan. Cómo se hace está en La app del teléfono.
• Stock y bodegas son los fungibles que se llevan por cantidad y por bodega, con un mínimo bajo el cual toca reponerlos, y sus movimientos de entrada y salida.

Cómo se usa

Leer el Panorama de logística

Cuándo: al empezar el día o antes de decidir una compra, una reposición o un retiro de equipo. Quién: Operaciones, Administrador; la Gerencia lo mira.

1. Pendiente va primero: cada cápsula es algo que exige acción y abre la pantalla donde se resuelve. Lo que no se pudo consultar va al final, en un renglón Sin verificar, y no suma.
2. Siguen diez gráficos. Editar panorama los reparte en columnas, los mueve y los oculta; tu disposición se guarda.
3. El botón junto al título de cada gráfico abre la pantalla con el detalle. Los gráficos no llevan listas desplegables.

Los gráficos de seis meses terminan en el mes en curso, que todavía crece. Una consulta que falló dice Sin verificar: nunca un cero.

Registrar un activo y entregarlo

Cuándo: al comprar o recibir un equipo. Quién: Operaciones, Administrador.

1. En Inventario → Registrar un activo, completa su nombre, categoría y su serie, IMEI o patente. Adjunta el respaldo de la compra si corresponde: si subes el XML del documento tributario, el folio, el proveedor y el monto se completan solos, sin pisar lo que ya hayas escrito a mano.
2. Si el activo está disponible, Entregar lo asigna a una persona o a una instalación.
3. Para varias piezas de una persona a la vez, Entregar kit revisa cuántas piezas quedaron entregadas y cuáles quedaron fuera por no estar disponibles.

Qué queda registrado: el historial de tenencia del activo, con quién lo tuvo y desde/hasta cuándo.

Devolver un activo, con o sin daño, y darlo de baja

Cuándo: cuando la persona o la instalación deja de necesitarlo, o al desvincularse. Quién: Operaciones, Administrador.

1. En la ficha del activo, Registrar devolución cierra la entrega vigente. Con daño, el activo pasa a mantención; sin daño, vuelve a estar disponible.
2. Marcar reparado devuelve a disponible un activo que estaba en mantención.
3. Dar de baja retira definitivamente un activo ya devuelto.

Qué te puede frenar: solo se entrega un activo disponible; solo se devuelve uno asignado; solo se da de baja uno ya devuelto.

Qué queda registrado: la baja no borra el activo ni su historial: queda como un estado más de su ficha.

Agregar un vehículo y llevar su hoja de vida

Cuándo: al incorporar un vehículo a la flota, y después cada vez que se le hace un evento. Quién: Operaciones, Administrador.

1. En Vehículos → Agregar vehículo se abre el alta de Inventario con la categoría Vehículos ya elegida; la patente se escribe una sola vez.
2. Al confirmar el alta se abre su hoja de vida: carga ahí la revisión técnica, el permiso de circulación y el SOAP, cada uno con su vencimiento.
3. Registrar evento anota el kilometraje y, si es una carga de combustible, los litros y el monto.

Qué queda registrado: el kilometraje del vehículo, que solo avanza con un evento que traiga uno mayor al guardado; y, desde la segunda carga de combustible, el rendimiento en kilómetros por litro en la ficha de ese vehículo.

Mover stock: entrada, salida y traspaso

Cuándo: cuando llega, se consume o se mueve un fungible. Quién: Operaciones, Administrador.

1. En Stock y bodegas, elige el ítem y la bodega y registra el movimiento como entrada o como salida, con su cantidad.
2. Traspasar, en la fila del ítem, mueve una cantidad de una bodega a otra en un solo movimiento: la salida de una y la entrada en la otra quedan registradas juntas, o ninguna.

Qué te puede frenar: una salida no puede dejar el saldo bajo cero.

Qué queda registrado: cada movimiento con su fecha y quién lo registró —por su nombre—, y el saldo de cada ítem en cada bodega.

Qué decide el sistema solo

Si una salida de bodega se puede registrar

• Dónde: Stock y bodegas.
• Regla: una salida jamás deja el saldo bajo cero; si la cantidad pedida no alcanza, la operación se cae entera y no queda ni saldo movido ni movimiento a medias.
• Por qué: anotar el movimiento y mover el saldo son una sola operación, así que dos salidas registradas al mismo tiempo no pueden pasar las dos sobre el mismo saldo ya desactualizado.
• Cómo se destraba: registrar antes la entrada que falta, o rebajar la cantidad de la salida.

Qué transiciones de estado existen

• Dónde: Inventario.
• Regla: solo un activo disponible se puede entregar; solo uno asignado se puede devolver; la baja exige que antes se haya devuelto. Nada se borra: la baja es un estado más y las asignaciones se cierran, no se eliminan.
• Por qué: así una baja nunca esconde una pérdida sin registro, y un activo no queda entregado dos veces a la vez.
• Cómo se destraba: registrar la devolución —o anotar la pérdida en la nota— antes de dar de baja.

Qué se exige según el tipo de registro

• Dónde: Inventario, al entregar o devolver un activo.
• Regla: cada entrega es a una persona o a una instalación, nunca a las dos ni a ninguna; una devolución cierra exactamente la tenencia que la ficha muestra en ese momento.
• Por qué: mezclar a quién le quedó un activo —aunque sea por un formulario que quedó abierto un rato— es la forma más directa de perderle el rastro a un equipo.
• Cómo se destraba: recargar la ficha del activo si la entrega cambió en otra ventana, y repetir la devolución sobre la tenencia vigente.

Adjuntar la factura de un activo

En la ficha del activo puedes adjuntar un PDF, una imagen o el XML de una sola factura DTE. El XML se revisa antes de subirlo; si no se puede leer o no corresponde a una factura, se avisa y no se completa la ficha. Sus datos solo completan los campos vacíos del activo. Al descargarlo se entrega como archivo XML, para conservar el respaldo original.

Qué no hace

• Vigitar no fuerza la devolución del equipo al desvincular a alguien: avisa en su ficha cuántos activos tiene pendientes y los deja listados en Inventario → En poder de desvinculados, pero coordinar la devolución es un paso posterior, no una condición para desvincular.
• El rendimiento en kilómetros por litro solo se ve en la ficha de cada vehículo: no aparece en el listado de Vehículos ni en el Panorama de logística.
• El Panorama de logística no suma cantidades de stock de ítems distintos ni cuenta como teléfono del puesto el de un supervisor; tampoco atribuye a un mandante el equipo de quien hoy no tiene destino: va en Sin mandante.

Véase también

• Contratos, instalaciones y puestos: las instalaciones a las que se puede entregar equipo.
• Personas: postulantes, guardias y supervisores: la ficha donde se ve el equipo pendiente de un desvinculado.
• Finanzas: el gasto de vehículos y de reposición de stock.

Normativa

• Ley 18.490: todo vehículo motorizado debe circular con el Seguro Obligatorio de Accidentes Personales (SOAP) vigente.