Un documento laboral es el anexo, el pacto, la notificación o la solicitud que tu empresa y un trabajador intercambian dentro de Vigitar, con firma electrónica y trazabilidad, sin salir del sistema ni imprimir nada.
| Ficha | |
|---|---|
| Dónde | Guardias → Documentos y firmas; el trabajador entra desde Mi asistencia → Mis documentos |
| Quién lo usa | Administrador, Recursos Humanos y el trabajador |
| Qué exige la ley | Res. 38 de 2024, art. 47 |
| Se conecta con | Personas · Pauta y turnos · Avisos y correos que manda Vigitar |
Qué es
Hay cuatro tipos de documento, y cada uno se origina y se firma distinto:
| Tipo | Qué es | Quién lo origina | Cómo se firma |
|---|---|---|---|
| Anexo de contrato | Cambia algo permanente del contrato: la jornada, su distribución, el teletrabajo | Tu empresa | Las dos partes |
| Pacto | Regula algo transitorio, como horas extraordinarias | Tu empresa | Las dos partes |
| Notificación | Pone algo en conocimiento de la otra parte: un cambio de turno, una amonestación | Tu empresa o el trabajador | Solo quien la emite |
| Solicitud | El trabajador pide algo | Solo el trabajador | Solo el trabajador |
Una solicitud solo puede pedir uno de cinco asuntos: uso de feriado, permiso con goce de remuneraciones, permiso sin goce, compensar horas extraordinarias por días de descanso, o un cambio de turno. Tu empresa no redacta solicitudes en nombre del trabajador: la ley las define como documentos suyos.
Cómo se usa
Enviar un anexo o un pacto, y que el trabajador responda
Cuándo: cuando necesitas cambiar una condición del contrato o acordar algo transitorio con un trabajador. Quién: Administrador o Recursos Humanos.
- En Guardias → Documentos y firmas, pulsa Crear documento: elige al trabajador, el tipo y el asunto, y escribe el texto.
- Puedes Guardar como borrador, sin firmar, o Enviar y firmar. Los borradores se abren con Revisar en Por atender; allí puedes enviarlos o retirarlos.
- Al enviarlo, tu empresa lo firma con ese mismo envío, y el trabajador lo recibe en su correo personal con un enlace para responder.
- El trabajador acepta o rechaza desde ese enlace o desde su perfil, en Mi asistencia → Mis documentos.
- Si acepta, ambas partes reciben una copia firmada en un solo correo, con copia visible entre las dos.
- Si rechaza, puedes corregir el texto y reenviarlo: se crea una revisión nueva y la rechazada se conserva tal como quedó.
Qué queda registrado: cada envío y cada respuesta, con la copia en PDF de todo documento ya enviado, disponible en el historial de ambas partes.
Notificar al empleador desde Mi asistencia
Cuándo: cuando el trabajador quiere dejar una circunstancia por escrito y ponerla en conocimiento de su empleador. Quién: el trabajador vigente, identificado con su propio acceso. Tras la desvinculación se conserva la consulta histórica.
- En Mi asistencia → Mis documentos → Notificar a mi empleador, escribe el título y la circunstancia que informas.
- Revisa el texto y pulsa Enviar notificación. Tu ingreso al sistema firma el documento y su contenido se conserva sin cambios.
- La notificación queda disponible en el historial de ambas partes, con fecha, emisor, código de verificación y PDF. La empresa puede pulsar el título para leer el texto en un panel lateral en Guardias → Documentos y firmas.
- Se prepara un correo para tu archivo personal y otro para el correo registrado de la empresa. Si falta una dirección, el envío correspondiente queda pendiente hasta completarla; el documento sigue consultable en el sistema. Los problemas de entrega se revisan en el historial de correos.
Qué queda registrado: la notificación y la firma del trabajador. Notificación registrada no acredita que el empleador la haya leído ni requiere su aprobación. Si necesitas autorización para feriado, un permiso o un cambio de turno, usa Pedir algo a mi empleador.
En Documentos y firmas, Por atender reúne solicitudes sin responder, borradores y rechazos. Todos incluye también el archivo. Busca por título o filtra por trabajador y tipo. En Todos, el filtro Estado permite separar borradores, enviados, aceptados, rechazados, resueltos y retirados; los filtros abarcan todos los documentos, antes de paginar de 50 en 50. Puedes invertir el orden de creación con Más antiguos. Pulsa el título para abrir el panel de lectura: muestra el texto completo, trabajador, origen, estado y las fechas exactas de creación, envío y resolución disponibles. Cierra con la cruz o Escape para volver al mismo documento de la lista; PDF aparece en los documentos enviados. Al volver a Por atender, se retira el filtro Estado del archivo. El historial del trabajador conserva páginas de 50 documentos.
Responder una solicitud del trabajador
Cuándo: cuando un trabajador pide feriado, un permiso, compensar horas extraordinarias o un cambio de turno desde Mi asistencia. Quién: Administrador o Recursos Humanos.
- En Por atender, localiza la solicitud y pulsa Responder.
- Escribe el motivo de tu respuesta y elige Aprobar o Rechazar.
- Si rechazas, tienes que decir en cuántos días puede apelar y ante quién reclamar: sin esos dos datos, el sistema no guarda el rechazo.
Qué queda registrado: la respuesta, con su motivo, llega también al correo personal del trabajador.
Qué decide el sistema solo
Si un rechazo se puede guardar sin decir cómo apelar
- Dónde: Guardias → Documentos y firmas, al responder una solicitud.
- Regla: un rechazo no se guarda si falta el plazo para apelar o ante quién reclamar.
- Por qué: Res. 38, art. 47.2 b) iv): la respuesta tiene que señalar con claridad la posibilidad de apelar, el plazo para hacerlo y ante quién.
- Cómo se destraba: completa los dos campos de apelación antes de guardar el rechazo.
Qué no hace
El trabajador acepta o rechaza desde el enlace del correo o desde su perfil: responder el correo no vale como aceptación. La firma electrónica es simple —clave, biometría— y, en los documentos unilaterales, el propio ingreso al sistema ya es la firma: no hace falta una firma aparte.
Véase también
- Personas: la ficha del trabajador donde vive su carpeta.
- Pauta y turnos: los cambios de turno que también pueden ir como notificación.
- Avisos y correos que manda Vigitar: cómo llegan estos documentos al correo del trabajador.
Normativa
- Res. exenta 38 de 2024, art. 47: los cuatro tipos de documento, el flujo bilateral entre empresa y trabajador, las solicitudes del trabajador y la firma electrónica.
Pactar y utilizar descanso compensatorio
En Crear documento, elige Pacto → Descanso por horas extraordinarias. Completa la vigencia (hasta tres meses), las horas de un día y el máximo de días por anualidad. Las condiciones se incorporan al texto firmado. El pacto empieza a operar cuando ambas partes lo aceptan y nunca antes de su fecha inicial.
El trabajador consulta los días y vencimientos en Mis documentos → Mi descanso compensatorio. El saldo nace al cerrar Remuneraciones. Para usarlo, pide Compensación de horas extraordinarias por días de descanso adicional, indica desde y hasta y envía con al menos 48 horas de anticipación. Se necesitan días hábiles completos y saldo vigente hasta el final del descanso.
Al aprobar, Vigitar descuenta el saldo y registra el descanso en Ausencias y la pauta como días libres. Si falla alguna validación, no aprueba ni descuenta parcialmente. Para cambiar las fechas, anula la ausencia con motivo y presenta otra solicitud; la anulación devuelve el saldo a su vencimiento original. El aviso del saldo sale cada treinta días: al correo del trabajador con copia a la empresa, o a la empresa para que lo entregue si falta correo personal.