Personas: postulantes, guardias y supervisores

Personas reúne, en Recursos Humanos, todo el camino de un guardia o un supervisor: desde que postula hasta que deja la empresa. Aquí se recluta, se completa la ficha laboral, se evalúa el desempeño y se administra el canal de Ley Karin. Operaciones usa las mismas fichas para decidir en qué contrato, instalación y puesto emplea a cada persona.

Qué es

• Panorama de personas: urgencias, renovaciones próximas y acceso a los casos del resumen.
• Postulantes: el pipeline de reclutamiento, en las pestañas Guardias y Supervisores, con los bloqueos de acreditación de cada etapa.
• Guardias: la nómina y la ficha laboral de cada guardia.
• Supervisores: una sola lista con acreditación e instalaciones a cargo. Según permisos, cada fila abre la ficha laboral o la de supervisión. Esta última muestra si la directiva nombra a otro supervisor y sus inspecciones; Ver hallazgos abre el detalle y Abrir no conformidad, cuando hay hallazgos, inicia su revisión. Sus tareas se controlan en Operaciones → Supervisión.
• Evaluaciones: el desempeño, con la pauta de cada cargo y los datos del mes al lado.
• Incentivos: los bonos calculados desde los registros sellados del mes.
• Ley Karin: el canal de denuncias de acoso y violencia laboral, confidencial.

Por mandante y contrato. Recursos Humanos permite acotar las personas por Mandante y Contrato; Guardias y Supervisores agregan Instalación. Sin mandante elegido, los contratos aparecen agrupados. Guardia cuenta donde está asignado; supervisor, en sus instalaciones; accidentes, envíos y rectificaciones, en su propia instalación. Evaluaciones, Incentivos y Remuneraciones consideran a quien trabajó ahí durante el mes. Los pendientes del Panorama abren listas con el mismo alcance. Postulantes, Ley Karin, cierre de remuneraciones y últimos movimientos son de toda la empresa; sus reglas y permisos se conservan.

Remuneraciones, el registro de asistencia —los comprobantes y avisos que recibe cada trabajador, y sus rectificaciones, en Asistencia— y los accidentes del trabajo —en Prevención— tienen su propio artículo.

La ficha muestra contacto, puesto, turno, supervisor, credencial y evaluación. Los pendientes aparecen en su pestaña. En Datos se escribe directo en cada campo, sin lápiz; se guarda solo y Guardado aparece junto al título. Ante un error, bajo los campos, corrígelo o pulsa Reintentar; lo escrito se conserva. Quien solo lee ve texto. Las fechas se eligen en el calendario. El correo de asistencia se cambia con Aplicar cambio, arriba del bloque; deja historial y constancia. Puestos enlaza a asignaciones en Contratos; Equipo muestra entregas.

Remuneraciones, Evaluaciones y Ausencias abren una lista mensual: pulsa un mes; Lista mensual vuelve. Remuneraciones repite la papeleta, estimada o cerrada; no confirma pago. Ausencias separa motivos en columnas; su detalle cuenta días del mes. Carpeta separa documento, tipo, fecha y acción, con enlaces a lecturas pendientes. Identificación muestra clave y rostro; avisa si falta el Anexo del rostro firmado en la Carpeta: sin él, el supervisor no lo registra. Borrarlo exige motivo. Historial y finiquito se conservan al desvincular.

Cómo se usa

Revisar el panorama antes de decidir

1. Elige Mandante y Contrato. En las listas puedes buscar por nombre o código y pulsar Aplicar. Las personas se acotan por sus asignaciones; un finiquito, por el lugar vigente al separarse. Un accidente usa su instalación. Karin conserva el alcance confidencial de toda la empresa.
2. Urgencias laborales resume asuntos Vencidos, Hoy y Próximos 7 días. Barras apiladas con una misma escala muestran todos los tipos con pendientes, primero los de más vencidos; cada barra lleva su total al final; cada plazo se lee con el cursor o el teclado. Incluye credenciales, acreditaciones, contratos por escriturar, términos de plazo fijo, finiquitos, DIAT, licencias y plazos de Karin, según permisos. No muestra nombres ni relatos.
3. Pulsa un segmento de barra, un tipo o Ver casos para abrir Asuntos laborales con el mismo tipo, plazo y alcance. La lista identifica cada obligación, muestra su fecha y abre el módulo que permite resolverla. Conserva filtros al paginar y al volver al panorama.
4. Vencimientos próximos separa guardias y supervisores: un mapa de intensidad de credenciales/acreditaciones y términos de plazo fijo en 8–30 y 31–90 días. Más intensidad, más asuntos. Pulsa una celda para ver sus casos. Vencidos y hasta siete días están solo en Urgencias, sin repetirlos en el mapa. Una credencial vigente no confirma disponibilidad: revisa pauta y ausencias.
5. Sin fecha o documento tiene su lista propia. No se cuenta como vencido ni se mezcla con las renovaciones. Comprueba el dato en la ficha antes de decidir.
6. Pendiente va primero; siguen once tarjetas. Editar panorama las reparte en una, dos o tres columnas, mueve y oculta. Últimos movimientos es opcional; las preferencias guardadas mandan.

Parte de fuerza: dotación al centro; la leyenda nombra Disponibles / Licencia médica / Vacaciones y el cursor da cantidad y porcentaje. Disponibles reúne personal activo sin licencia ni vacaciones registradas hoy. La presencia en servicio se consulta en el Panorama operativo. Desglose solo Admin/RR.HH.; fuente restringida o fallida da —, nunca cero. No inventa permisos, descansos ni suspensión; el indicador activo tampoco prueba contrato vigente.

Vacaciones usa asignaciones actuales; Evaluaciones, del mes evaluado; Rotación, históricas. Sin población, la tasa es —; lectura fallida: Sin verificar. Fechas y carpetas comparten definición entre gráfico y bandeja, paginada de cincuenta en cincuenta; conserva Mandante/Contrato al volver.

Urgencias/Vencimientos cuentan asuntos, no personas: alguien puede tener varias obligaciones. Una fuente caída queda Sin verificar; las fuentes comprobadas siguen disponibles con aviso de lista incompleta. La campana usa otras ventanas; sus totales no se comparan con esta bandeja.

Alta directa de guardias

En Guardias → Agregar guardia → Crear ficha de guardia, Administrador, RR.HH. u Operaciones con escritura ingresan RUT y nombres, sin Postulantes ni importación. Completa después asignación y acreditación.

Contratar a alguien desde Postulantes

Cuándo: quieres evaluar a una persona antes de contratarla. Quién: Recursos Humanos, con Operaciones para el destino.

1. Agregar postulante, en la pestaña del cargo (Guardias o Supervisores), crea su ficha. Datos muestra identidad, contacto, experiencia y disponibilidad; escribe en el campo y espera Guardado. Evaluación reúne requisitos y notas; también se autoguarda. Un error conserva lo escrito.
2. La ficha marca la etapa actual: Postulado → Screening → Selección → Contratación → Asignable; Descartado es la salida. Avanzar etapa confirma cada paso y muestra qué falta. Para llegar a Asignable se exige credencial vigente y cotejada.
3. Contratar crea la ficha laboral y la abre —o abre la existente—. Recursos Humanos completa la documentación; Operaciones decide en qué contrato, instalación y puesto emplear a la persona.

La ficha laboral creada marca Contratado y lo excluye del embudo, aunque la etapa guardada siga en Asignable.

Quien no se contrata se borra solo 6 meses después de su último cambio de etapa; consultar o editar Datos no reinicia ese plazo. Experiencia y disponibilidad son declaraciones, sin puntaje ni asignación automática.

Qué te puede frenar: los bloqueos de acreditación de cada etapa (ver Qué decide el sistema solo).

La credencial y su vencimiento

El estado se calcula con 90 días de anticipación: «por vencer» avisa y deja operar; vencida o sin fecha bloquea. Sin credencial vigente, la persona no se asigna a un puesto ni cubre el turno de otro. Se renueva ante la SPD, y el número y la nueva fecha se cargan en la ficha.

La acreditación del supervisor se cuenta igual y se lee con las mismas palabras en todas sus pantallas —su ficha, la lista de Supervisores y Supervisión—: «Acreditado», «Por vencer», «Acreditación vencida» o «Sin acreditar». En las listas, la fecha de vencimiento va en el mismo chip.

Registrar vacaciones y licencias

En Recursos Humanos → Ausencias, pestañas Licencias y Vacaciones, o en la ficha del guardia o supervisor, registra el rango de fechas. Para la licencia, completa también el documento y su trámite. Los días llegan a pauta y Remuneraciones; los turnos generados quedan por cubrir. La tabla agrupa por mandante y permite filtrar mes y persona.

Los días anteriores requieren además justificación bilateral. Pulsa Justificar días registrados con posterioridad y prepara cada propuesta. Corregir o anular el documento conserva la rectificación y exige revisarla.

Evaluar el desempeño

RR.HH. evalúa guardias (también su supervisor autorizado desde la app); Gerencia/Administración evalúan supervisores. Una evaluación mensual por persona; el promedio de cinco o seis criterios se redondea a un decimal.

Calificación y Observaciones van juntas; en móvil se apilan. Registra desde la cabecera. Abre cada período del historial para ver detalles.

Definiciones, escala y orientación laboral se abren desde «?» junto al criterio, promedio y título. Los hechos del período van con su criterio; las lecturas fallidas quedan «sin verificar».

4–5: bono completo; 3–<4: mitad; <3 o sin evaluación: sin bono. Un crítico en 1 del supervisor activa plan de mejora y, desde noviembre de 2026, elimina su bono.

Consulta el proceso de evaluación e incentivos. Una nota no determina sanciones ni término por sí sola.

Desvincular con finiquito

Cuándo: la persona deja la empresa. Quién: Administrador, Operaciones o Recursos Humanos con escritura en Guardias.

1. En la ficha, pestaña Término, se indica la causal, la fecha de separación —el último día trabajado, nunca posterior a hoy— y, si corresponde, la confirmación de cotizaciones al día.
2. Desvincular cierra en el mismo paso las asignaciones y nóminas vigentes y la cuenta de la Consola de la persona, y anula los turnos planificados posteriores; lo trabajado hasta ese día queda intacto.
3. Registrar finiquito firmado, dentro de los 10 días hábiles legales: el respaldo se guarda en la Carpeta y el equipo por devolver se coordina desde Devoluciones pendientes.

Qué queda registrado: el término con su causal y su fecha, y la fecha de la firma del finiquito.

El canal de Ley Karin

Confidencial: solo Administrador y Recursos Humanos lo administran. El relato, su fecha y su identificación quedan inmutables —se registran medidas y fechas de tramitación, pero no se sustituye ni borra el original—, con los plazos de la Ley 21.643 corriendo desde que se recibió.

Qué decide el sistema solo

Si un postulante puede pasar a la etapa siguiente

• Dónde: Postulantes → tablero del pipeline → «Avanzar etapa».
• Regla: para salir de screening hacen falta mayoría de edad, enseñanza media, antecedentes en orden y, si es extranjero, residencia definitiva; para llegar a asignable, además la credencial vigente y cotejada.
• Por qué: son los requisitos de acreditación de la Ley 21.659 y del DS 209, art. 87.
• Cómo se destraba: completar el screening en la ficha del postulante y cotejar la credencial ante la SPD.

Si un postulante se convierte en trabajador

• Dónde: Postulantes → «Contratar».
• Regla: solo se contrata desde la etapa asignable, revisando de nuevo todos los bloqueos al momento de contratar; tampoco se contrata dos veces al mismo postulante.
• Por qué: la credencial pudo vencer desde que se marcó asignable.
• Cómo se destraba: renovar la credencial y actualizar su vencimiento en la ficha del postulante.

Si se crea una ficha nueva con ese RUT

• Dónde: Postulantes, Guardias, Supervisores.
• Regla: el RUT es obligatorio, pasa el dígito verificador y no está usado; uno de un trabajador ya contratado no entra al pipeline de Postulantes. Si la comprobación de duplicado falla, tampoco se crea la ficha.
• Por qué: el RUT es el número del registro — dos fichas de la misma persona son dos verdades, y el sistema no puede decidir cuál vale.
• Cómo se destraba: corregir el dígito verificador, o abrir la ficha que ya existe —queda filtrada en pantalla— y editar esa.

Si un RUT mal tecleado puede borrar el que estaba guardado

• Dónde: cualquier ficha ya creada donde se edita el RUT.
• Regla: en Guardias y Supervisores, un RUT inválido o repetido impide guardar el bloque; los campos permanecen para corregirlos.
• Por qué: con el autoguardado activo, salir de un campo a medio corregir podía borrar el RUT en silencio.
• Cómo se destraba: corregir el RUT; vacío conserva el vigente en la ficha laboral.

Si se puede registrar el término del contrato

• Dónde: Guardias o Supervisores → ficha → Término → «Desvincular».
• Regla: en las causales de despido —vencimiento del plazo, conclusión de la obra, necesidades de la empresa y causal imputable al trabajador— hay que marcar que las cotizaciones están al día; renuncia y mutuo acuerdo no lo exigen.
• Por qué: art. 162 inciso 5.° del Código del Trabajo —Ley Bustos—: despedir con cotizaciones impagas no pone término al contrato.
• Cómo se destraba: pagar las cotizaciones en Previred y recién entonces marcar la casilla.

La fecha con que se registra el término, y a quién se puede desvincular

• Dónde: Guardias o Supervisores → ficha → Término.
• Regla: la fecha no puede ser futura, ni se desvincula a alguien ya inactivo.
• Por qué: una fecha futura sacaría a la persona hoy mismo del turno y de la nómina, aunque legalmente siguiera trabajando el aviso previo.
• Cómo se destraba: registrar la desvinculación el día real de la separación; el aviso previo se hace con la carta correspondiente, no con este registro.

Si se puede registrar la firma del finiquito

• Dónde: Guardias o Supervisores → ficha → Término → «Registrar finiquito firmado».
• Regla: la fecha de firma debe estar entre el día de la separación y hoy.
• Por qué: art. 177 del Código del Trabajo: el finiquito se otorga dentro de 10 días hábiles y paga lo ya terminado, así que no puede firmarse antes.
• Cómo se destraba: corregir la fecha de firma, o antes la de separación si el error está ahí.

Si el pacto de horas extraordinarias queda guardado

• Dónde: Guardias → ficha → pestaña Datos → «Contrato y previsión» → «Pacto de horas extra».
• Regla: deben venir las dos fechas, en orden, por un máximo de tres meses; si no cumple, el bloque no se guarda y la ficha dice por qué.
• Por qué: art. 32 del Código del Trabajo: el pacto de horas extraordinarias es escrito y por hasta tres meses, renovable.
• Cómo se destraba: corregir el rango a un máximo de tres meses, con fecha de inicio y de término.

Qué archivos se aceptan

• Dónde: toda subida de archivo en la ficha: foto, documentos, contrato.
• Regla: el tipo lo decide el contenido del archivo, no su extensión ni lo que declare el navegador: se aceptan PDF, JPG, PNG y WebP, hasta 4 MB.
• Por qué: un archivo con la extensión cambiada podía quedar guardado y servirse después como el tipo que declaró el navegador, no el que de verdad es.
• Cómo se destraba: exportar el documento a PDF de verdad, o comprimir el archivo si pesa de más.

Qué no hace

Vigitar no coteja la credencial OS-10 con la SPD: se verifica ahí y sus datos se cargan en la ficha. El finiquito se calcula y firma fuera de Vigitar. Su registro exige fecha de firma y, si hay descanso pendiente, monto pagado y respaldo en la Carpeta; así se liquida el saldo. Para la Ley Bustos, no consulta Previred: registra quién de la empresa afirmó que las cotizaciones estaban al día. Las ampliaciones de relatos de Ley Karin se registran como gestiones nuevas, conservando el original.

Véase también

• Licencias médicas: el registro, el plazo y la resolución de una licencia.
• Remuneraciones: cómo llegan los bonos y las licencias al sueldo del mes.
• Prevención: los accidentes del trabajo y la matriz de riesgos por instalación.
• Pauta y turnos: cómo Operaciones asigna a quien Recursos Humanos dejó listo.

Normativa

• Ley 21.659, art. 50: la credencial dura 4 años; sin ella vigente no se puede desempeñar como guardia ni como supervisor.
• DS 209 de 2025, art. 87: los requisitos de acreditación que bloquean el pipeline de Postulantes.
• Código del Trabajo, art. 32: el pacto de horas extraordinarias, escrito y hasta por 3 meses.
• Código del Trabajo, art. 162 inciso 5.° (Ley Bustos): despedir con cotizaciones impagas no pone término al contrato.
• Código del Trabajo, art. 177: el finiquito se otorga dentro de 10 días hábiles desde la separación.
• Ley 21.643: los plazos del canal de Ley Karin.