Contratos, instalaciones y puestos

Un contrato agrupa las instalaciones de un mandante y los puestos de vigilancia que se pactan en cada una: es lo que se configura una vez, antes de armar la pauta. Cada instalación tiene su propia directiva de funcionamiento y su matriz de riesgos, y cada puesto su cobertura, su tarifa y su patrón de turno. Lo usan Operaciones y el Administrador; Comercial entra a la ficha del mandante y del contrato para vender y cuidar la cuenta.

Qué es

• Mandantes es el índice: cómo va cada mandante hoy, y la puerta a su ficha completa. Desde ahí también se crea uno con Nuevo mandante.
• La ficha del mandante reúne, en pestañas: Hoy, con su resumen; Instalaciones; Contratos y condiciones —la tabla de sus contratos, más lo que se fija por mandante y no por contrato: si exige F30-1 mensual, su esquema de bonos y sus documentos—; Portal —sus contactos, sus publicaciones y el acceso al servicio del mandante—; Cobro; Satisfacción; y Datos, con su RUT, su tarifa y su contacto, que se corrige ahí mismo y se guarda solo, sin botón.
• Contratos es el índice de contratos: una fila por contrato, con su código correlativo (C001, C002…), su estado —siempre derivado de sus fechas, nunca escrito a mano—, el mandante, y cuántas instalaciones, puestos y pendientes tiene.
• La ficha del contrato lleva su nombre, el número del contrato firmado si existe, la orden de compra, el inicio y el término —con alerta de renovación desde 60 días antes— y el administrador de contrato del lado del mandante; y en pestañas, sus instalaciones, su Pauta y sus tarifas.
• La ficha de la instalación lleva, en su pestaña Directiva, la directiva de funcionamiento del art. 92: el folio de la resolución, la fecha en que se notificó, su vencimiento a tres años de esa notificación, los elementos defensivos autorizados por persona, la nómina nominativa de quienes figuran en ella y el documento de la resolución, descargable. Su pestaña Ronda trae sus puntos de ronda, en el orden en que se recorren, cada uno con su código QR y, si se le pegó, su etiqueta NFC, y la hoja de los códigos para imprimir. Su pestaña Matriz de riesgos es la de Prevención.
• El puesto lleva su cobertura y su dotación por turno —fijadas al crearlo—, su cobro mensual sin IVA, su patrón de turno y, si opera en sistema excepcional, la resolución de la Dirección del Trabajo de esa faena en particular. También su forma de trabajo: presencial, como casi todos, o a distancia, como el monitoreo de cámaras desde otro lugar. Y su movilidad: fijo, si el guardia no deja su lugar, o fijo y móvil, si además recorre la instalación por sus puntos de ronda.
• La ficha del puesto reúne, en pestañas, su Pauta del mes, sus Turnos, Excepciones y turnos, Incidentes, Rondas, Accesos y Datos: su patrón, su resolución, su forma de trabajo y su movilidad. Rondas, en un puesto fijo y móvil, muestra un día a la vez —el de hoy al abrir; se cambia con las flechas o con el calendario, y no se elige un día que no ha llegado—: los puntos de ronda de su instalación con cuántos pasos tuvo cada uno ese día y cuándo fue el último, y debajo cada paso: la hora, el punto, quién pasó y cómo lo acreditó —con la etiqueta NFC, con el código QR, con la cámara del navegador o con una excepción y su causa—. Si la instalación tiene más de un puesto, cada paso dice también desde qué puesto se registró. Quien pasó sin identificarse figura con el nombre que escribió, marcado «Declarado». La ubicación y los códigos de los puntos no se muestran. En un puesto fijo, la pestaña dice que no debe ronda y lleva a los puestos de la instalación que sí la deben. La ven el Administrador, Gerencia y Operaciones; el supervisor, la de los puestos de sus instalaciones. Accesos dice quién entró y salió del puesto en un día —el de hoy al abrir, que se cambia con las flechas o con el calendario, sin días que no han llegado; dentro del día, «Todo el día», «Día» o «Noche» según los turnos de ese día—, como lo anotó el guardia en el control de acceso del teléfono: la hora de ingreso y de salida, el nombre, la empresa, la patente, a dónde iba y quién lo registró; el selector Columnas deja elegir cuáles ver, y el navegador lo recuerda; arriba, cuántos siguen adentro ahora. El RUN y el motivo de la visita no se muestran, y vencido el plazo que fija la empresa el nombre, la empresa, la patente y el destino se borran: queda la hora, si fue un vehículo y quién lo registró. La ven el Administrador, Gerencia y Operaciones; el supervisor, la de los puestos de sus instalaciones.

Cómo se usa

Crear un contrato directamente en Operaciones

Cuándo: el servicio no viene de una cotización ni de un evento. Quién: Operaciones, Administrador.

1. En Contratos → Agregar contrato, elige el mandante o crea uno nuevo en el mismo panel; Continuar con el contrato pasa a sus datos, y Crear contrato lo confirma. Desde la tarjeta del Mapa de operaciones de una instalación sin contrato, Crear contrato abre este mismo panel con el mandante elegido: la instalación queda en el contrato nuevo y se sigue a su pauta. Si no quedó, el aviso lo dice y lleva a las instalaciones del mandante para asignarla.
2. La ficha del contrato indica el siguiente paso: Nueva instalación, y dentro de ella Nuevo puesto.
3. En el puesto, fija su cobertura, su dotación por turno, su forma de trabajo (presencial o a distancia) y, si corresponde, su cobro mensual sin IVA.

Qué queda registrado: el contrato con su código asignado por el sistema, con la instalación y el puesto colgando de él.

Crear un mandante

Cuándo: antes de su primer contrato. Quién: Operaciones, Comercial, Administrador.

1. En Mandantes → Nuevo mandante se anotan su nombre, su RUT y el contacto: nombre, teléfono y correo, que es adonde se le mandan sus estados de pago.
2. Al guardar se abre su ficha, donde se agregan la instalación y sus puestos.

Qué te puede frenar: un RUT que ya es de otro mandante no se repite. La Cartera muestra al mandante cuando tiene puestos activos; antes se llega por su ficha o por Contratos.

Preparar un servicio desde una propuesta aceptada

Cuándo: la propuesta viene de una cotización de Comercial o de un evento puntual ya aceptado. Quién: Comercial cierra la venta; Operaciones prepara el servicio.

1. En Contratos → Preparar eventos, cada propuesta aceptada aparece con su estado: «Por preparar» o «Preparada».
2. Al abrir una sin contrato todavía, Preparar contrato crea de una vez el contrato, la instalación y los puestos de esa propuesta, y abre la ficha del contrato recién creado.
3. Desde ahí, Operaciones completa lo que falte —requisitos, patrón, personal— y arma la pauta como en cualquier otro contrato.

Qué queda registrado: el contrato, su instalación y sus puestos, enlazados a la propuesta que los originó.

La directiva y su nómina

Cuándo: al dejar lista una instalación nueva, y después cada vez que cambia el personal nombrado o vence la resolución. Quién: Operaciones, Administrador.

1. En la ficha de la instalación, pestaña Directiva, carga el folio de la resolución, la fecha en que se notificó y su vencimiento; si falta alguno de los dos primeros, la pantalla avisa que la directiva está en trámite. Las fechas van en orden —presentada, notificada, vencimiento—; si no, o si la escritura no entra, no se guarda nada y la ficha lo dice.
2. Sube el documento de la directiva —queda descargable desde ahí— y completa los elementos defensivos autorizados por persona.
3. En Personal nombrado, agrega a quienes van a figurar en la nómina, y fija el supervisor responsable.

Qué te puede frenar: sin la acreditación vigente de su cargo, una persona no entra a la nómina ni puede quedar como supervisor responsable.

Qué queda registrado: quitar a alguien de la nómina no lo borra: cierra su vigencia con la fecha de hoy y queda en el historial con su período completo.

Terminar una asignación

Cuándo: alguien deja un puesto. Quién: Operaciones, Administrador.

1. En la pestaña Pauta del puesto, abre Personal y pulsa Terminar asignación junto a la persona.
2. Revisa y, si corresponde, regenera los turnos futuros de ese puesto.

Qué queda registrado: la asignación cerrada, visible desde la ficha laboral de la persona.

Preparar la ronda de un puesto

Cuándo: un puesto empieza a recorrer su instalación, o cambia su recorrido. Quién: Operaciones, Administrador.

1. En la ficha de la instalación, pestaña Ronda, agrega los puntos en el orden en que se recorren; si a un punto se le pega una etiqueta NFC, escribe ahí su código: se guarda solo, sin botón, y, si el código no sirve (no tiene 8, 14 o 20 dígitos hexadecimales, o ya está en otro punto), el aviso aparece junto al campo. Imprime la Hoja QR para imprimir y pega cada código en su punto.
2. En la ficha del puesto, pestaña Datos, elige Fijo y móvil en Movilidad; se guarda solo, sin botón.
3. Revisa los pasos de cada día en la pestaña Rondas del puesto.

Qué te puede frenar: quien solo mira, como Gerencia, ve la movilidad pero no la cambia.

Qué queda registrado: el cambio de movilidad, con quién y cuándo, en el Registro de actividad. Los pasos ya registrados no cambian.

Qué decide el sistema solo

A qué contrato y a qué mandante puede colgar una instalación

• Dónde: Operaciones → Contratos.
• Regla: una instalación solo se adscribe a un contrato del mismo mandante; el código del contrato lo asigna el sistema y no se edita.
• Por qué: un contrato mal colgado desordena los estados de pago, la cobranza y la nómina de la faena.
• Cómo se destraba: crear el contrato bajo el mandante correcto y adscribir ahí la instalación.

A quién se puede nombrar en la nómina de la directiva

• Dónde: ficha de la instalación → Directiva → Personal nombrado.
• Regla: solo entra quien tiene vigente la acreditación de su cargo —la credencial de guardia o la de supervisor—; vencida o inexistente, queda fuera.
• Por qué: DS 209/2025, art. 92 inciso final: la directiva se exhibe siempre en la instalación y es la lista que Carabineros compara con la cédula del guardia presente.
• Cómo se destraba: renovar la acreditación en Guardias o en Supervisores.

Quién puede figurar como supervisor responsable

• Dónde: ficha de la instalación → Directiva → Supervisor responsable.
• Regla: solo una persona con cargo de supervisor y acreditación de supervisor vigente o por vencer; vencida, el campo queda vacío.
• Por qué: el supervisor responde ante la autoridad por esa directiva, con una acreditación distinta de la del guardia.
• Cómo se destraba: renovar la acreditación de supervisor, o elegir otro supervisor acreditado.
• Si no es el que está a cargo: la fila del título de la ficha dice Supervisor distinto, con los dos nombres, y Revisar directiva. El supervisor a cargo es el de la ficha del supervisor, en Instalaciones a cargo: el que inspecciona y al que llaman el Mapa y la app. La Consola no cambia ninguno de los dos por su cuenta.

Qué pasa cuando alguien sale de la nómina

• Dónde: ficha de la instalación → Directiva → Personal nombrado.
• Regla: quitar a alguien no borra su paso por la nómina: cierra su vigencia con la fecha de hoy y queda en el historial con su período.
• Por qué: hay que poder mostrar quién estaba nombrado en una fecha pasada, que es justo lo que se exhibe si preguntan por un turno de hace meses.
• Cómo se destraba: no hace falta destrabar nada; para nombrarla de nuevo, se agrega con su acreditación vigente.

Qué puestos materializan turnos

• Dónde: ficha del puesto → Datos; pestaña Pauta del contrato.
• Regla: un puesto no genera ningún turno si es sistema excepcional sin una resolución de la Dirección del Trabajo vigente para ese puesto. Si su ciclo promedia sobre el máximo legal, los genera con aviso (Res. 38, art. 45.2).
• Por qué: art. 38 del Código del Trabajo: un sistema excepcional sin resolución de la DT es ilegal, y se otorga por faena y puesto de trabajo, no por empresa.
• Cómo se destraba: cargar en el puesto el número de la resolución, su fecha de emisión y su vencimiento; ver también los candados de la pauta.

La forma de trabajo de un puesto

• Dónde: ficha de la instalación → Puestos → Nuevo puesto, campo Forma de trabajo; ficha del puesto → Datos. Su forma se lee en el reporte de jornada y decide el aviso de desconexión.
• Regla: todo puesto es presencial salvo que se elija a distancia al crearlo, y un turno se trabaja en la forma de su puesto. Mientras el puesto no tenga turnos ni marcas, su forma se corrige en la pestaña Datos del puesto; cuando ya los tiene, no cambia y Datos solo la muestra.
• Por qué: Res. 38, arts. 45.4 y 55 c): quien trabaja a distancia recibe un aviso antes de su desconexión, y una semana con las dos formas se informa con un subtotal de cada una. Cambiar la forma de un puesto reescribiría cómo se trabajó cada día ya registrado.
• Cómo se destraba: para trabajar de la otra forma se crea otro puesto con esa forma y se asigna ahí a las personas.

Qué puesto debe ronda

• Dónde: ficha del puesto → Datos, campo Movilidad; ficha del puesto → Rondas. Los puntos se definen en la ficha de la instalación → Ronda.
• Regla: solo el puesto fijo y móvil debe ronda, por los puntos activos de su instalación. Un puesto nuevo es fijo hasta que se cambie. Los puestos que ya existían quedaron fijos y móviles si tenían pasos de ronda o si eran el único puesto de una instalación con puntos; el resto quedó fijo. La movilidad se cambia cuando haga falta, y los pasos ya registrados quedan como se dieron.
• Por qué: no todo puesto recorre: el guardia de una portería no deja su lugar, y su ficha no puede mostrar una ronda pendiente que no le toca. Los pasos son de la instalación y quedan encadenados, así que cambiar la movilidad no reescribe ninguno.
• Cómo se destraba: si un puesto fijo debe recorrer, se cambia a fijo y móvil en la pestaña Datos del puesto; si su instalación no tiene puntos, se agregan en su pestaña Ronda y se imprime la hoja de códigos.

Si se puede asignar personal a un puesto

• Dónde: pestaña Turnos del puesto → Personal; ficha de la instalación → Ubicación.
• Regla: no se asigna a nadie a un puesto sin patrón de turno, en una instalación sin calle y comuna o sin RUT en su ficha, y tampoco se le da un turno o un relevo allí. Mientras haya personas asignadas, la instalación no puede quedar sin calle ni comuna y el puesto no puede quedar sin patrón. Un nombre o una calle como «POR DEFINIR» o «sin lugar fijo» no se acepta.
• Por qué: Res. 38, arts. 13.2 c), 25 y 27: la cédula, el lugar de prestación de servicios y la jornada pactada encabezan los reportes que revisa la Dirección del Trabajo, y el lugar define qué Inspección es la competente.
• Cómo se destraba: completar la calle y la comuna en la ficha de la instalación, elegir el patrón del puesto o escribir el RUT en la ficha de la persona, y volver a asignar.

Qué no hace

• Vigitar no tiene un campo para el estudio de seguridad de la instalación, aunque el mandante sea una entidad obligada a tenerlo: ese documento se guarda fuera del sistema.
• El certificado F30-1 y el esquema de bonos no se fijan por contrato: se definen una vez por mandante, en su pestaña Contratos y condiciones, y valen para todos sus contratos.
• La vigencia de la directiva no se calcula sola: se escribe, y el sistema solo avisa cuando no calza con los tres años que corren desde la fecha de notificación.

Véase también

• Pauta y turnos: el patrón y la resolución del puesto son lo que permite generar su pauta.
• Comercial: prospectos, cotizador, licitaciones y satisfacción y Eventos: de dónde sale una propuesta aceptada, antes de prepararla en Operaciones.
• Prevención: accidentes y riesgos: la matriz de riesgos de la instalación.
• Personas: postulantes, guardias y supervisores: las credenciales que exige la nómina de la directiva.

Normativa

• Ley 21.659, art. 50: la credencial vigente es requisito para desempeñar funciones de guardia o de supervisor.
• DS 209/2025 del Ministerio del Interior, art. 92: la directiva de funcionamiento de cada instalación, su nómina y su vigencia de tres años desde la notificación.
• Código del Trabajo, art. 38: los sistemas excepcionales de turnos requieren resolución de la Dirección del Trabajo, por faena y puesto de trabajo.
• Resolución exenta 38 de 2024 de la Dirección del Trabajo, arts. 45.4 y 55 c): el aviso de desconexión y el registro de una jornada con trabajo presencial y a distancia.