Asistencia

La asistencia registra entradas y salidas de guardias y supervisores, con comprobantes y rectificaciones. Cada marca entrega un comprobante y lo envía por correo. Operaciones consulta el registro completo; el trabajador, sus propias marcas en Mi asistencia.

Qué es

El enlace del teléfono del puesto o del navegador autoriza al puesto. El trabajador se identifica con su RUT y su clave, y la cédula queda de respaldo: elegir un nombre o figurar en la pauta no basta. Cada comprobante lleva un código único.

Si un comprobante indica «Cédula leída (sin prueba de presencia)», identifica la vía usada para leer los datos de la cédula. Esa lectura no acredita que la persona ni el documento físico estuvieran presentes. Los correos ya preparados conservan el texto con que se generaron.

Mi asistencia es la sesión individual del trabajador: con su RUT y su clave consulta sus marcas y sus comprobantes, confirma entradas o salidas declaradas, revisa las correcciones que le propuso su empleador, administra su propio correo de asistencia y su clave, y descarga en un archivo todos sus datos (ver Tus datos). Sus marcas se consultan mes por mes con ‹ y ›: al entrar ve el mes en curso, por día, las más recientes primero; hacia atrás no hay límite, y nunca ve un mes futuro. Quien deja la empresa sigue entrando con su clave durante cinco años, solo para consultar su historia —tampoco ve un mes posterior al de su salida—; si la olvida, la empresa le entrega un código para elegir una nueva.

El correo de asistencia es la dirección personal a la que llegan el comprobante, las rectificaciones y los avisos por marca que falta; es distinta del correo de una cuenta administrativa, y cambiarla nunca exige acceso al buzón anterior.

Las correcciones de cada trabajador se siguen en Recursos Humanos → Rectificaciones, acotables por Mandante y Contrato de la instalación de cada marca. Los comprobantes y avisos enviados por correo quedan en Sistema → Correos → Envíos, la bitácora técnica de los correos, que ve solo el Administrador, con el botón Consultar código para verificar un comprobante. Las marcas que un teléfono guardó sin señal se revisan en Marcas por revisar, que no tiene entrada en el menú: cuando hay alguna, la abren el Pendiente del Panorama operativo y un botón con su cuenta en Rectificaciones. Recursos Humanos la consulta para ver atrasos. Los teléfonos de cada puesto están en Logística → Teléfonos de terreno.

Vigitar se desarrolla conforme a la Resolución 38 de 2024 y todavía no cuenta con autorización de la Dirección del Trabajo. Hasta obtenerla, la empresa mantiene además su registro de asistencia actual.

Mis reportes: consulta y descarga.

Cómo se usa

Registrar entrada o salida

1. Abre el enlace del puesto en el teléfono o, sin teléfono, el modo puesto del navegador (ficha de la instalación → Modo puesto).
2. Identifícate con tu RUT y tu PIN, solo números, y pulsa Entro al turno o Salgo. Con tu permiso, la pantalla lee tu ubicación hasta bajar de 30 metros o 3 minutos y muestra cómo va; marcar nunca la espera.
3. Si repites consecutivamente el mismo tipo antes de 16 horas, conserva el primer comprobante. Desde las 16 horas permite una nueva entrada; la salida omitida se rectifica aparte.
4. Si tu PIN no te identifica o aún no lo tienes, deja una constancia con tu nombre, tu cédula y el motivo —olvidaste tu clave, eres reemplazo sin clave, el rostro no te reconoce o falla el equipo—, marcando que solicitas registrarla así.

Qué queda registrado: la marca con comprobante o la constancia sin identidad comprobada. Si repites tipo, nombre y cédula en el mismo puesto e incidente abierto, antes de 16 horas y sin actividad opuesta intermedia, conservas el primer comprobante. Una constancia confirmada no se reutiliza. La primera abre el incidente; la siguiente marca identificada del puesto lo cierra. La DT lo consulta en Incidentes técnicos.

Confirmar una entrada o salida declarada

1. En Mi asistencia, abre Confirmar mi constancia, revisa código, actividad, fecha, hora y puesto. Confirma solo si la realizaste tú; recibirás la copia original.
2. Desde ese momento cuenta para tu jornada y las alertas con su hora original; los reportes la muestran como confirmada después, sin R.E.
3. Si la hora debe cambiar, el empleador la rectifica eligiendo el original Declarada y confirmada, con día hábil siguiente, calendario y no perjuicio. Tendrás 48 horas desde su envío para oponerte.

El original queda intacto. Si te opones, vale la hora confirmada. Una secuencia incompatible requiere revisión.

Consultar la integridad de las marcas

Mis marcas, los informes de fiscalización y del mandante y el correo diario muestran la integridad de los puestos autorizados:

• Alteración detectada: solicita al empleador revisar el incidente antes de utilizar los datos. El aviso permanece en PDF, Word y Excel.
• Pendiente de verificar: falta revisión vigente o no pudo consultarse. Reintenta; si persiste, informa al empleador.
• Última verificación registrada: conserva los antecedentes de alteraciones anteriores.

El estado abarca el puesto completo. Al consultar un código recién recibido se verifican los eslabones nuevos, sin esperar el barrido diario. Si la revisión excede el alcance de la consulta o falla, queda pendiente. Las alteraciones anteriores permanecen visibles.

Registrar o cambiar el correo de asistencia

De uno en uno, lo registra o lo cambia el propio trabajador desde Mi asistencia, o Recursos Humanos, Operaciones o el Administrador desde la ficha del guardia o supervisor, con la solicitud y sus antecedentes. Para toda la nómina a la vez, al completarla por primera vez:

1. En Guardias o en Supervisores, elige la vista Sin correo: muestra a los trabajadores activos que todavía no tienen correo. El Panorama de personas los cuenta y lleva ahí.
2. Pulsa Cargar correos, arriba a la derecha, pega la lista con RUT y correo —sirve para guardias y supervisores— y pulsa Revisar el lote: esta revisión no escribe nada, solo dice qué pasaría con cada línea.
3. Pulsa Cargar para confirmar. Solo se llenan las direcciones que faltan; quien ya tiene una se cambia desde su propia ficha.

Qué queda registrado: la dirección junto con su historial. Si se reemplaza una cuenta ya cargada, el aviso llega a la dirección anterior y a la nueva.

Revisar y reintentar envíos

Quién: el Administrador, en Sistema → Correos → Envíos.

1. Filtra por estado, destinatario o el código completo del comprobante.
2. Abre Ver motivo para revisar un envío fallido: Aceptado significa que el proveedor lo recibió, Entregado que llegó a destino; ninguno acredita que se leyó.
3. En un envío fallido o rebotado, pulsa Reintentar, confirma el destinatario y prepara el nuevo intento.
4. Un envío «Sin correo» no se reintenta sin dirección: pulsa Cargar correo, que abre el recuadro Correo de asistencia en la ficha del trabajador, y guárdalo ahí. De vuelta en Envíos, ese envío ya ofrece Reintentar. Si faltan varios, se cargan de una vez desde la vista Sin correo de Guardias o Supervisores, con Cargar correos. Para una empresa de servicios transitorios, Cargar correo de la empresa lleva a Sistema → Empresas transitorias.

Qué queda registrado: el historial completo de intentos. Un aviso de cambio de correo conserva su dirección original al reintentarlo; los demás envíos usan la dirección vigente.

Una marca recibida después de recuperar la conexión

Las consultas operativas ordenan y filtran las marcas por la hora del hecho: la captura del teléfono cuando se registró sin señal, o la creación de la marca cuando había conexión. La recepción y una confirmación posterior conservan sus propias fechas; ninguna mueve la marca a otro día.

Vigitar recibe las marcas hechas sin señal hasta 72 horas después, en cuanto el teléfono recupera la conexión. Cada una abre una contingencia pendiente de revisión. Se registra con su comprobante, que distingue la hora declarada por el teléfono, la de recepción y la de incorporación; si no calza, queda en revisión sin registrarse y el trabajador recibe una constancia por correo. Hoy la app del teléfono marca solo con conexión; la marca sin señal se enciende más adelante.

Quién: Operaciones y el Administrador revisan; Recursos Humanos consulta, sin revisar.

1. Cuando hay alguna, el Pendiente del Panorama operativo dice «N marcas por revisar», y Rectificaciones muestra el botón Marcas por revisar. Ábrelo y elige una marca de la vista Pendientes.
2. Compara la hora declarada de la marca con la hora en que se recibió; revisa el teléfono, el puesto y el motivo.
3. Escribe qué comprobaste y tu conclusión, y pulsa Guardar revisión.

Qué queda registrado: guardar la conclusión cierra la contingencia; por sí sola no crea, aprueba ni corrige una marca. Si la hora necesita corregirse, la misma pantalla ofrece Preparar rectificación a quien puede crearla, y abre una rectificación aparte en Rectificaciones; si la marca quedó en revisión, la rectificación queda enlazada a ella y la marca muestra su estado.

Consultar la revisión desde el teléfono

Preparado para cuando se encienda la captura sin conexión. Al recuperar señal, el teléfono consulta la primera captura que detiene su cola. Si Operaciones ya revisó su contingencia, conserva la fecha de revisión antes de continuar. Esa revisión no confirma una marca ni cambia su resultado original.

Si falta la recepción o todavía no hay un resultado, conserva el mismo acto y espera confirmación. Si la marca ya quedó registrada, recupera su comprobante original. Un fallo de consulta o de guardado local mantiene la captura pendiente. Consultar no vuelve a abrir el ingreso del trabajador.

Rectificar una hora o completar una omisión

Quién: Recursos Humanos, Operaciones o el Administrador proponen; el trabajador puede oponerse.

1. En Recursos Humanos → Rectificaciones, pulsa Nueva rectificación.
2. Elige al trabajador y el puesto, la marca original —o declara la omisión— y la hora propuesta, y explica el motivo. El sistema no admite una propuesta antes del siguiente día hábil ni que retrase una entrada o adelante una salida original.
3. Guarda la propuesta y pulsa Preparar aviso: el correo sale a la cuenta personal del trabajador, y las 48 horas para oponerse comienzan cuando el proveedor confirma el envío, no antes.
4. El trabajador se opone respondiendo ese correo o, desde Mi asistencia → Correcciones propuestas por mi empleador, marcando la casilla Rechazo esta propuesta y pulsando Registrar mi oposición.
5. Vencido el plazo sin oposición, la tarea automática consolida tras comprobar entrega y buzón completo. Un fallo deja la propuesta pendiente; permite reintentar con Revisar respuestas y consolidar.
6. Mientras no se envió el aviso, la propia ficha permite retirar la propuesta; para cambiar los datos hay que crear otra.

Si un mismo cambio o falla afecta a varios trabajadores, Corrección masiva arma el universo desde los turnos programados, muestra fila por fila el registro original y el propuesto, y aplica todo o nada: si una sola propuesta no procede, no se crea ninguna. Cada trabajador conserva su propio aviso y sus propias 48 horas.

Sustituir una inasistencia lista los días de licencia, vacaciones o libre registrados después. Filtra al trabajador y pulsa Preparar justificación; revisa puesto, motivo y fundamento. Guardar el documento no justifica asistencia pasada: requiere aviso, 48 horas y consolidación. El vínculo de origen se conserva.

Se permite cruzar medianoche o completar otra jornada, sin atravesar marcas o propuestas.

El no perjuicio no queda en una promesa: el sistema calcula los segundos de las jornadas afectadas antes y después, rechaza una propuesta que reduzca el tiempo del trabajador, y las dos cifras viajan en el correo.

Qué queda registrado: el original, la propuesta, el fundamento y quien la creó, con el aviso y su historial. Al consolidarse, Mi asistencia distingue la hora efectiva de la marca original.

Los avisos por marca que falta

Cuando pasan 30 minutos desde la hora pactada de inicio o de término de un turno sin que exista una marca, el sistema registra una sola alerta y deja el correo en la cola de envíos. La tarea de envíos lo entrega al trabajador, con copia visible a su empleador, y conserva los pendientes para reintentar si el proveedor falla. El sistema nunca marca por nadie: la alerta solo informa. El historial de entrega se consulta en Envíos.

1. El empleador que quiera apagarlo entra a Sistema → Correos y busca la fila del aviso.
2. Desmarca Enviar este correo: se guarda solo.

Qué queda registrado: la alerta queda anotada aunque el trabajador no tenga un correo vigente, con el motivo de por qué no llegó. Una rectificación ya consolidada no genera una alerta sobre el mismo hecho. Si el teléfono preparó una marca sin señal de ese turno que aún no llega, la alerta sale igual y avisa que la marca puede venir en camino.

Qué decide el sistema solo

Identificarse y marcar desde el puesto

• Dónde: el teléfono del puesto, el modo puesto del navegador y Mi asistencia.
• Regla: el enlace o el token del puesto autoriza la instalación, no a la persona; la clave comprueba identidad en cada marca, y una identificación fallida no crea una marca por sí sola.
• Por qué: Res. 38, arts. 7 a) y 36 a): la marca es siempre un acto voluntario y consciente del propio trabajador.
• Cómo se destraba: si ninguna vía identifica a la persona, se deja la constancia declarada y queda pendiente de comprobación; no hay otro atajo.

Una constancia sin identificación pide su motivo y queda en un incidente

• Dónde: el teléfono del puesto y el modo puesto del navegador, al dejar una constancia declarada.
• Regla: la constancia no se registra sin un motivo de la lista; queda en el incidente de identificación abierto de su puesto, o lo abre desde su hora, y la siguiente marca identificada en el puesto lo cierra.
• Por qué: Res. 38, art. 27 f): una constancia es un mecanismo de contingencia, y la Dirección del Trabajo tiene que poder trazarla contra un incidente con inicio y término.
• Cómo se destraba: elegir el motivo; no se destraba de otra forma.

Qué fechas acepta el sistema

• Dónde: los campos de fecha de todas las pantallas, incluidos los de una rectificación de asistencia.
• Regla: el límite del calendario en pantalla es solo apariencia; el servidor vuelve a comprobar que sea una fecha real y esté dentro del rango que corresponde.
• Por qué: una fecha fuera de rango, aunque parezca un error menor de tipeo, puede dejar un hecho fuera del alcance de cualquier revisión posterior.
• Cómo se destraba: corregir la fecha dentro del rango que indica el aviso en pantalla.

Los candados de una rectificación

• Dónde: Recursos Humanos → Rectificaciones.
• Regla: una propuesta no se guarda antes del siguiente día hábil, no puede retrasar una entrada ni adelantar una salida original, y solo puede existir una propuesta viva por cada marca u omisión.
• Por qué: Res. 38, art. 41 b) y c): la corrección no puede causar perjuicio al trabajador ni aplicarse antes del día hábil siguiente al hecho que corrige.
• Cómo se destraba: retirar la propuesta activa antes de crear otra sobre el mismo hecho, y esperar al día hábil siguiente para proponerla.

Qué no hace

• Vigitar no marca por nadie: cada acto de asistencia exige identificarse en el momento.
• No hay una geocerca que bloquee una marca por estar lejos del puesto.
• Las marcas no se editan nunca: se rectifican, con aviso al trabajador y plazo de oposición.
• El teléfono marca hoy con conexión: la marca sin señal, que el sistema ya recibe y revisa, se enciende en la app más adelante.

Véase también

• Identificación y clave: emisión, recuperación e historial.

• La app del teléfono: cómo se activa el teléfono del puesto y cómo se identifica el guardia en él.
• Avisos y correos que manda Vigitar: todos los correos automáticos del sistema, no solo los de asistencia.
• Fiscalización de la Dirección del Trabajo: qué ve un funcionario de la DT en este mismo registro.

Normativa

• Res. 38 de 2024 de la DT, art. 34: cada trabajador mantiene un correo personal registrado para recibir sus comprobantes y avisos.
• Art. 36: la marca es un acto voluntario y consciente; una marca reiterada del mismo tipo conserva solo la primera.
• Arts. 39 a 41: una marca se corrige con aviso al trabajador, 48 horas para oponerse y sin causarle perjuicio, nunca antes del día hábil siguiente al hecho que corrige.
• Art. 44: los atrasos y el sobretiempo se calculan con precisión de hora, minuto y segundo, sin aproximar. La hoja del turno lee la entrada y la salida ya rectificadas —con la hora que marcó el guardia al lado— o confirmadas después por el guardia, y el atraso al segundo; «N marcas más en este turno» avisa que la persona salió y volvió, y «Rectificación pendiente» que la hora todavía puede cambiar.
• Art. 45.1: un correo avisa la marca que falta, al trabajador y con copia a su empleador, a los 30 minutos de la hora pactada.
• Art. 53: la geolocalización de una marca no puede bloquear el registro ni exigirse encendida durante toda la jornada.