Registra los costos y compras de la empresa, programa los que se repiten y conserva el origen de los importes. El reconocimiento y el pago tienen fechas distintas: registrar un gasto no significa que esté pagado.
| Ficha | |
|---|---|
| Dónde | Finanzas → Gastos |
| Quién lo usa | Administración o Finanzas con permiso de escritura; Gerencia consulta |
| Se conecta con | Finanzas, Logística y Remuneraciones |
Registrar un gasto y sus pagos
Dónde: Finanzas → Gastos. Quién: Administración o Finanzas con permiso de escritura. Gerencia consulta los registros.
- Pulsa Nuevo gasto y selecciona la categoría. Si no existe, usa Nueva categoría e indica si corresponde a costo del servicio, administración, inversión en equipos o costo financiero.
- Ingresa proveedor, documento y descripción. Indica la fecha de reconocimiento: cuándo corresponde el servicio o consumo. Puedes agregar vencimiento y contrato.
- Ingresa neto, IVA e IVA recuperable en pesos. El recuperable se declara según la revisión contable del documento; el sistema no lo supone por la categoría. El costo incluye el IVA no recuperable.
- Registrar gasto abre el documento con su total y saldo pendiente. El mismo proveedor y documento vigente no se pueden registrar nuevamente. No repitas remuneraciones ni costos ya ingresados desde otra fuente.
- Cuando se pague, abre el gasto y pulsa Registrar pago: fecha efectiva, monto y referencia. Puede ser parcial; no puede superar el saldo ni tener fecha anterior al reconocimiento.
- Revisa Estados financieros: costo del servicio, administración y costo financiero afectan Resultado en su mes; equipos se incorporan a activos. Caja cambia al registrar el pago. Lo que falta pagar permanece en proveedores. Los gastos sin vencimiento no reciben una fecha estimada de pago: quedan fuera de la proyección hasta corregir su documento.
Para uniformes consumidos en un servicio, selecciona Uniformes y suministros. Para el arriendo de oficina, Arriendo de oficina. Los radios y equipos duraderos corresponden a Radios y equipos; no se descuenta toda la compra como gasto del mes. La depreciación y el impuesto a las ganancias se incorporan desde el cierre correspondiente.
Correcciones: abre el documento y anula el pago equivocado con un motivo; el monto vuelve al saldo pendiente. Para anular un gasto, primero deben estar anulados todos sus pagos. El documento, los pagos y sus motivos quedan en la historia; luego se registra la información correcta.
Si una respuesta queda sin confirmar, consulta la lista o el detalle antes de volver a enviarla. Para consultar, abre Mes de reconocimiento, elige el año y luego el mes. Todos los meses incluye todo el historial; Este mes selecciona el mes actual. Elige el Estado y pulsa Aplicar. Limpiar vuelve al historial completo. El filtro corresponde al reconocimiento del gasto, no a su pago. La lista muestra proveedor, documento y saldo pendiente, con 25 registros por página; al cambiar de página conserva los filtros. La referencia del comprobante se escribe en el registro; no hay carga de archivos adjuntos en este formulario.
Gastos recurrentes
En Gastos → Nuevo gasto, elige Gasto recurrente y la frecuencia: mensual, cada 3 o 6 meses, o anual. Indica primer período, primer vencimiento si corresponde y término en una fecha o sin término. Los importes se repiten por período. Sirve para arriendos, telefonía, servicios de oficina y otros acuerdos de monto fijo.
Los gastos aparecen al llegar su fecha; no se marcan pagados automáticamente. Si el inicio está en el pasado (hasta 12 meses), también se registran los períodos transcurridos: evita superponer gastos que ya ingresaste. Los días 31 se ajustan al último día del mes cuando hace falta. La separación en días entre reconocimiento y primer vencimiento se conserva en los siguientes.
En Recurrentes puedes ver frecuencia, duración, importe y próxima fecha, o Detener con motivo. Se conservan los gastos hasta hoy y los pagos registrados. Para cambiar el importe, detén la programación anterior y crea la siguiente desde el nuevo período. Una anulación individual no vuelve a generar ese período.
Gastos de otros módulos
Desde otros módulos reúne eventos de vehículos y activos de Inventario. Abre el concepto para revisar la fuente. Si falta el registro financiero, Nuevo gasto conserva el vínculo y permite completar proveedor, documento e importes. Si ya está registrado, busca por documento o proveedor y usa Vincular gasto; una factura puede respaldar varios activos. Tras anular un gasto o terminar su programación puedes vincular el sustituto, conservando la historia.
- Vehículos: mantenciones, reparaciones, combustible, líquidos y lubricantes. El monto de un evento no confirma por sí solo IVA ni pago.
- Telefonía y oficina: registra el documento o acuerdo y, si es fijo, su recurrencia. Los dispositivos de terreno no incluyen el precio del plan.
- Computadores y equipos duraderos: registra como inversión cuando corresponda. Mantención o reparación se registra como gasto; la cuota de leasing no se confunde con el precio de compra.
- Remuneraciones: los cierres ya alimentan el resultado; no repitas bonos, remuneraciones ni cargas incluidos en ellos.
- Stock: el módulo registra cantidades. Registra la compra una sola vez con su documento; una entrega desde bodega no crea otro gasto monetario.
Los valores estimados de cotizaciones o presupuestos no se convierten en gastos reales. Por completar identifica fuentes que requieren revisar el documento antes de incorporarlas al resultado, caja o Balance. El pago se registra siempre en su fecha efectiva.
Si algo falla
Una consulta fallida no muestra cero gastos. Recarga y, si persiste, abre Ayuda para registrar el caso. Si Recurrentes avisa que la generación requiere revisión, no ingreses los mismos períodos otra vez: solicita revisar la programación. Una programación con períodos atrasados debe regularizarlos antes de detenerse.