Finanzas

Finanzas es el módulo donde la empresa cobra a sus mandantes, concilia lo que entra al banco y persigue la deuda que no llegó, contrato por contrato. Reúne el panorama de caja, el resultado parcial desde facturas y cierres de remuneraciones, los gastos y sus pagos, los estados de pago, la conciliación bancaria y la cobranza. La auditoría del sistema está en Sistema → Auditoría. La usan Finanzas o el contador, y el administrador para lo que exige un cierre.

Qué es

El ciclo del dinero es por contrato: un mandante con varios contratos factura, cobra y debe por separado en cada uno.

• Panorama de finanzas: lo por cobrar, la caja proyectada a ocho semanas con su peor momento, el próximo pago de remuneraciones y los vencimientos del mes, lo emitido contra lo pagado, el margen sobre mano de obra por contrato y el resultado parcial de los últimos 12 meses. También muestra el camino del cobro: en qué etapa va cada estado de pago, la antigüedad de la deuda, los compromisos de pago, los movimientos por conciliar y el F30-1 del mes, y lo pagado en cada uno de los últimos 12 meses.
• Estados de pago: el cobro mensual, contrato a contrato.
• Conciliación: la cartola bancaria comparada con lo emitido.
• Cobranza: el seguimiento de la deuda que no llegó, contrato a contrato.
• Sistema → Auditoría: la integridad de las cadenas de registros probatorios, los parámetros legales versionados, las correcciones, el registro de actividad y el respaldo.

Cómo se usa

Revisar la caja y el margen

1. Abre Panorama de finanzas. Actualizar saldo registra el saldo del banco y su fecha —es el único dato que se teclea aquí.
2. Revisa las ocho semanas de caja proyectada: entradas, salidas y saldo, con el peor momento destacado. Bajo el gráfico, una tabla escribe los montos de cada semana; el recuadro de Movimientos dice cuántos son y muestra cuáles al pulsarlo.
3. Revisa el margen por contrato antes de renovarlo: la tabla muestra los ocho de margen más bajo, en pesos y porcentaje; Detalle por contrato abre tarifas, costos y guardias equivalentes de todos. Un contrato con puestos sin tarifa o sin patrón de turno no se puede costear, y queda marcado.
4. En Resultado parcial · 12 meses, compara facturas netas registradas y costo empresa de remuneraciones cerradas. La brecha entre registros es una resta aritmética: mientras no se compruebe que ambas fuentes cubren los mismos servicios, no acredita utilidad ni pérdida. Los gastos reconocidos se incorporan desde Gastos; la cobertura de otros costos debe comprobarse. Ausencia de datos y cero registrado son distintos. El detalle abre las fuentes del mismo mes.

Consultar Estados financieros

Desde el menú lateral, abre Finanzas → Estados financieros. Consulta los resultados y saldos de la empresa activa.

Los totales se distinguen en negrita. La cabecera y los conceptos permanecen visibles al desplazar la tabla.

Panorama y Estados financieros comparten las mismas cifras. Los gráficos del Panorama comparan hasta doce meses cerrados; el mes en curso se consulta en Estados financieros. Pendiente conserva los saldos actuales. En Panorama, cambia las opciones agrupadas arriba del gráfico para comparar ingresos/utilidades, saldo/caja operativa, márgenes, ROA/ROE/ROIC o liquidez/deuda. Detalle, al pie de cada gráfico, abre el concepto o ratio correspondiente. Los importes pendientes por cobrar y la deuda a corto plazo llevan al Balance.

El ? junto a cada concepto explica brevemente qué significa y de dónde sale su dato. Abre al pasar el cursor, llegar con Tab o tocarlo; Escape lo cierra. En Resultado, Flujo de caja y Balance, la ayuda sustituye los paneles que repetían los importes. Las flechas conservan el desglose de los grupos. En Ratios, el ? explica el indicador y el ojo abre su cálculo mensual dentro de la pestaña, con las bases exactas.

La ayuda explica la composición del importe o su cálculo con conceptos del negocio. En las vistas operativas, identifica Estados de pago, cierres de Remuneraciones o estimaciones de Cobranza y pagos. Los detalles por mes o semana conservan los enlaces a documentos y movimientos cuando aportan información adicional.

Los gráficos responden a preguntas distintas: Resultados compara importes mensuales con columnas; Caja muestra el saldo con un área y los cobros menos pagos operativos con columnas; Rentabilidad compara cuatro márgenes con líneas; elegir uno destaca su tendencia; Retorno del capital compara meses con barras horizontales; Liquidez muestra saldos de cierre con escalones y Endeudamiento usa columnas; Cobranza muestra días de cobro con puntos y valores. Todos conservan unidad, período y acceso al mismo detalle. Los valores se consultan en el gráfico y su detalle, sin repetir la última cifra en un titular grande.

Para interpretar una empresa de guardias, separa remuneraciones, aportes del empleador, reemplazos, provisiones, supervisión, consumos y estructura. Los uniformes consumidos afectan el costo del servicio; los equipos duraderos afectan inversión, activos y depreciación según su clasificación. Los cobros pueden corresponder a servicios de meses anteriores. La utilidad y el saldo de caja pueden evolucionar de forma distinta.

1. Elige Estado de resultado, Flujo de caja, Balance o Ratios y compara 3, 6 o 12 meses.
2. Expande conceptos para ver guardias, cargas del empleador, reemplazos, provisiones, supervisión, uniformes, estructura, depreciación e intereses.
3. Usa Pesos para importes exactos o Millones para una presentación redondeada; en Resultado también % ingresos. Consulta significado y origen con ?. En Ratios, el ojo abre el cálculo dentro de la misma pestaña: elige mes y consulta fórmula, numerador, denominador y resultado.
4. Caja separa operación, inversión y financiamiento. Efectivo inicial más variación coincide con bancos del Balance. Un préstamo no genera utilidad.
5. Balance presenta saldos a cada cierre. Diferencia de cuadratura debe ser cero. No se suman balances de distintos meses.
6. ROA, ROE y ROIC usan saldos promedio; sus retornos mensuales no están anualizados. Las variaciones de porcentajes se expresan en puntos porcentuales.

Si las fuentes están incompletas, se muestran resultado parcial, proyección de caja e indicadores disponibles; Balance identifica los saldos faltantes. Una fuente fallida muestra Sin verificar, nunca cero.

Gastos y pagos

En Finanzas → Gastos registra documentos, pagos parciales y gastos recurrentes. Desde otros módulos permite completar costos de vehículos e Inventario o vincularlos a un gasto existente. Consulta Gastos: registro, recurrencia y origen para el procedimiento y sus efectos financieros.

Seguir el cobro del mes

1. En Estados de pago por etapa, revisa cuántos estados de pago del mes pasado ya se enviaron al mandante. Cada etapa lleva a su pestaña en Estados de pago.
2. En Por cobrar según antigüedad, mira cuánto viene de meses anteriores; en Compromisos de pago, qué deuda tiene un compromiso vencido o no tiene ninguno. Las dos llevan a Cobranza.
3. En Por conciliar, los movimientos de la cartola que llevan más de 30 días sin conciliar: mientras no se concilian, la deuda no baja.
4. En F30-1 del mes, los mandantes que lo exigen y todavía no tienen el certificado: sin él retienen el pago.

Qué no hace: el margen es sobre mano de obra —no descuenta supervisión, uniformes ni gastos generales—; si falta un dato para calcular algo, ese monto queda sin verificar, nunca en cero.

El resultado parcial usa el neto registrado en estados de pago en Facturado o Marcado pagado y cierres de remuneraciones guardados, junto con los costos reconocidos en Gastos. Presenta agregados, sin datos personales del snapshot. Para completar el resultado deben estar registrados todos los consumos y demás costos del período, con su origen documental.

En el Escritorio, la tarjeta Plata del mes muestra solo el mes en curso: lo por cobrar de ese mes —lo facturable menos lo ya pagado—, una barra con lo pagado sobre lo facturable y su porcentaje, y el próximo pago de remuneraciones con los días que faltan. No lleva rojo: tener algo por cobrar a principio de mes es lo normal. Debajo responde ¿alcanza?: el saldo del banco registrado contra las remuneraciones del último mes cerrado; sin saldo registrado, pide registrarlo. La deuda acumulada de meses anteriores se ve en Por cobrar, en el Panorama de finanzas; por eso las dos cifras no coinciden.

Preparar un estado de pago

Cuándo: cada mes, antes de cobrar. Quién: Finanzas.

1. Abre Estados de pago y elige el mes; Abrir crea el borrador de cada contrato con las tarifas vigentes.
2. Abre el documento del contrato para revisarlo o imprimirlo; no constituye factura.
3. Enviar al mandante le manda el estado de pago por correo, con el PDF adjunto, al contacto de su ficha (o a otro correo, solo para ese envío). El mismo envío congela los montos que verá el mandante y deja el documento enviado; la lista dice si el correo llegó, se demoró o rebotó. Reenviar por correo manda de nuevo la última copia, y Marcar enviado sin mandar correo solo registra el paso cuando se entrega por otra vía.
4. Cuando el mandante da su visto bueno, avanza a Aprobar; cuando llega la factura emitida por fuera, Anotar la factura registra su folio y su fecha.
5. Marcar documento pagado solo cambia el estado del documento, y no se puede deshacer: el pago que de verdad baja la deuda se registra al conciliar el abono en Conciliación.

Qué te puede frenar: si faltan tarifas, el monto es parcial y la advertencia queda impresa; sin el certificado F30-1, el mandante puede retener el pago de todos sus contratos.

Qué queda registrado: cada envío conserva su propia copia, con montos, nombres y tarifas, y cada correo, a quién se mandó y si llegó. Volver a borrador no borra las copias anteriores, y reenviar agrega una versión nueva; lo ya facturado tampoco reemplaza su folio y fecha al corregir una nota.

Conciliar un abono

1. Abre Conciliación → Movimientos → Importar cartola. Selecciona la cuenta bancaria; si aún no existe, usa Registrar cuenta bancaria e indica banco, nombre y número. Actualmente se admiten cuentas en pesos chilenos (CLP).
2. Elige el archivo descargado desde tu banco: Excel (.xls, .xlsx), CSV o TXT delimitado. También puedes usar Pegar desde Excel. Límite: 3 MB y 2.000 movimientos. Para PDF, descarga la versión Excel; TXT de ancho fijo, MT940 y CAMT.053 todavía no se leen.
3. Pulsa Revisar cartola. Si el libro tiene varias hojas, elige la de movimientos. En Ajustar columnas puedes indicar la fila de encabezados y las columnas de fecha, descripción, abono o monto, cargo, referencia y saldo. Fecha, descripción y abono son obligatorios. Actualiza la vista previa después de cualquier cambio.
4. Revisa el importe y la cantidad de abonos nuevos, los cargos omitidos y las filas por revisar. Los cargos son salidas de dinero y no se importan en esta conciliación de cobros. Un cargo no crea ni paga un gasto automáticamente.
5. Verifica las repeticiones y las coincidencias previas. Si faltan referencia o saldo, dos movimientos iguales pueden ser distintos: compruébalo con la cartola. Los movimientos antiguos sin cuenta identificada se señalan para revisión y no se reasignan. Si hay un dato incorrecto, corrige el archivo o las columnas y vuelve a revisar.
6. Marca Revisé la cuenta y los movimientos que se importarán y pulsa Importar abonos. Solo se guardan abonos nuevos de la revisión; se comprueban otra vez los permisos y las coincidencias al confirmar. El recibo informa cargados y omitidos. Si otra importación registró un abono entre la revisión y la confirmación, se omite en ese momento y el conteo puede cambiar. Una importación no asigna todavía un contrato ni baja su deuda.
7. Abre un movimiento pendiente: si el monto coincide exactamente con un solo contrato, aparece sugerido. Confirma contrato y mes y pulsa Conciliar. Si otra persona ya lo asignó, recarga antes de decidir.
8. Revisa el resumen del mes en Emitido y pagado.

Qué te puede frenar: si los encabezados no se reconocen, ajusta las columnas; si el archivo es ilegible, vuelve a exportarlo. Se rechazan fechas imposibles e importes que no puedan interpretarse como pesos enteros. Los abonos ambiguos requieren revisar la referencia bancaria: no cambies la descripción para forzar su importación. Si falta información para resolverlo, abre Ayuda y registra la consulta con banco, formato, paso y aviso; evita enviar claves bancarias.

Qué queda registrado: cuenta, fecha, descripción, importe, referencia y saldo cuando existen, y nombre del archivo de origen. El archivo se procesa en memoria y no se conserva. Deshacer una conciliación exige motivo, lo deja en Correcciones y devuelve el movimiento a pendiente.

Registrar una gestión de cobranza

1. Abre Cobranza: la cartera prioriza los compromisos vencidos.
2. Abre el contrato y pulsa Registrar gestión: tipo, fecha, compromiso de pago opcional y nota.
3. El historial queda con quién la registró.

Qué no hace: registrar una gestión no marca un pago; los pagos se atribuyen desde Conciliación.

Qué decide el sistema solo

Marcar pagado no baja la deuda

• Dónde: Estados de pago → Marcar documento pagado.
• Regla: ese paso solo cambia el estado del documento y no se puede deshacer. La deuda que se ve en Cobranza y en el Panorama baja únicamente cuando se concilia el abono real de la cartola en Conciliación.
• Por qué: separar «el mandante dice que pagó» de «el banco confirma que llegó» evita cobrar dos veces o dar por cobrado lo que todavía no entró.
• Cómo se destraba: conciliar el abono correspondiente en Conciliación.

Un estado de pago enviado no se edita

• Dónde: Estados de pago → hoja del contrato.
• Regla: al marcarlo enviado, los montos quedan fijos. Si el mandante lo objeta, primero vuelve a borrador —y ahí se recalcula— antes de enviarlo de nuevo; el documento ya enviado no se edita.
• Por qué: lo que el mandante vio y lo que queda como historial tienen que ser lo mismo; cada envío nuevo conserva su propia copia y las anteriores no se pierden.
• Cómo se destraba: volver a borrador, corregir y enviar de nuevo; la versión anterior queda conservada.

Solo el administrador cierra el mes

• Dónde: Recursos Humanos → Remuneraciones → Cerrar mes; de ese cierre sale el pago de remuneraciones que ve Finanzas en el Panorama y el F30-1 de cada mandante.
• Regla: cerrar el mes es exclusivo del administrador; Finanzas revisa los números pero no cierra.
• Por qué: el cierre congela la evidencia con que se pagó y se cobró ese mes.
• Cómo se destraba: pedirle el cierre al administrador.

Qué no hace

• No factura: la factura electrónica se emite fuera de Vigitar; aquí solo se anota su folio y su fecha.
• Consultar los estados no registra un pago, emite una factura ni cierra remuneraciones.

Véase también

• Remuneraciones: de dónde sale el pago de remuneraciones que se ve en el Panorama y el certificado F30-1 que condiciona el cobro.
• Comercial: prospectos, cotizador, licitaciones y satisfacción: de dónde nace cada contrato y su tarifa.
• Contratos, instalaciones y puestos: dónde se cargan las tarifas de cada puesto.

Normativa

• D.L. 825 (Ley del IVA), art. 8: los servicios de seguridad privada están afectos a IVA.
• Código del Trabajo, art. 183-C (Ley 20.123): el mandante, como dueño de la obra o faena, puede retener el pago mientras no reciba el certificado F30-1.

Panorama funcional

• Por cobrar: deuda de tres meses; pulsar un mandante abre su búsqueda en Cobranza.
• Próximos pagos: fecha e importe estimado de Sueldos, Previred y F29. No acredita que estén pagados.
• Emisión y cobro: distingue estados emitidos, montos facturables estimados y abonos conciliados por mes de servicio.
• Estados de pago por etapa: elegir el mes en la cabecera y abrir Sin emitir o Borradores conserva ese mes.
• Caja: «Detalle por semana» abre la tabla en un panel lateral; sustituye su presentación permanente bajo el gráfico.
• Margen: contratos con nombre; un conjunto totalmente incompleto figura «Sin calcular».
• Resultado parcial: mes reciente primero; sin cierres suficientes, no se presenta una diferencia como resultado completo.

Ratios

La última pestaña Ratios reúne diez indicadores cuando las fuentes están completas: márgenes bruto, operacional y neto, flujo operativo sobre ingresos, ROA, ROE, ROIC, deuda sobre capitalización, liquidez corriente y días de cobro estimados. El ? explica cada uno; el ojo abre su cálculo mensual y bases exactas. Sus gráficos están en el Panorama.

Con fuentes operativas parciales, se muestran hasta seis indicadores disponibles. Abre Detalle en un widget para ver aquí su fórmula, período y datos:

• Margen sobre mano de obra: estima cuánto queda de la tarifa después del costo directo de guardias, como porcentaje de la tarifa. Revisa primero los contratos con menor margen.
• Rentabilidad sobre costo directo: muestra ese mismo margen como porcentaje del costo directo de guardias. No equivale al margen sobre la tarifa. Los contratos incompletos se identifican y quedan fuera del agregado.
• Cobertura de pagos estimados: identifica la primera semana en que el saldo registrado no alcanza para las salidas estimadas. Actualiza el saldo y su fecha antes de decidir pagos. No suma cobros futuros.
• Cobro de facturas registradas: muestra el porcentaje cobrado y cuánto falta de las facturas de los tres meses visibles. El cobro se agrupa por mes de servicio; cada mes ha tenido distinto tiempo para cobrar.
• Margen parcial registrado: solo calcula meses con cobertura comparable verificada de facturas, remuneraciones y gastos registrados. La existencia de ambas fuentes no demuestra esa cobertura; una brecha entre registros no es margen. Requiere cobertura completa de costos para hablar de utilidad.
• Concentración de cobranza: identifica qué mandante reúne más deuda facturada del período para priorizar su gestión. No equivale a concentración de ventas ni incluye toda la deuda histórica.

En Ratios, selecciona el ojo del indicador para cambiar el desglose dentro de la misma pestaña. Las tablas operativas largas tienen 25 registros por página. El detalle permite abrir la fuente o volver al Panorama. Ambos ratios contractuales son estimaciones: excluyen supervisión, uniformes y gastos generales. Una fuente faltante deja el indicador sin calcular; una consulta fallida lo deja sin verificar. Los meses sin cierre conservan el hueco en el gráfico. Con registros incompletos, margen neto, ROA y ROE requieren completar gastos y Balance.