Un evento es un servicio puntual de seguridad —un encuentro, una feria, una celebración— con fecha de inicio y de término, distinto de un contrato mensual. Comercial o Administración lo cotiza, Operaciones lo prepara y lo ejecuta, y Finanzas lo cobra una sola vez, no como una mensualidad.
| Ficha | |
|---|---|
| Dónde | Comercial → Eventos; Operaciones → Contratos → Preparar eventos; Finanzas → Estados de pago |
| Quién lo usa | Comercial y Administrador cotizan; Operaciones prepara; Finanzas cobra; Gerencia consulta |
| Qué exige la ley | Ley del IVA, art. 8 (servicios de seguridad afectos) |
| Se conecta con | Comercial · Contratos, instalaciones y puestos · Finanzas |
Qué es
En Comercial → Eventos se prepara y sigue la cotización, con guardias, supervisión, equipos, transporte y otros gastos en una sola propuesta. Cuando el cliente acepta, Operaciones → Contratos → Preparar eventos crea, a partir de esa propuesta, un contrato exclusivo con su instalación y sus puestos; ahí se completan los requisitos, los horarios y las asignaciones antes de generar la pauta. Terminado el evento, Finanzas abre un cobro único en Estados de pago, con el precio ya aceptado.
Cómo se usa
El paso a paso, con su responsable
| Paso | Responsable | Qué registra o revisa |
|---|---|---|
| Recibir la solicitud | Comercial o Administración | Nombre del evento, cliente, contacto, lugar, inicio, término y alcance, en hora de Chile. La fecha se elige en el calendario y la hora se escribe al lado; el término tiene que ser posterior al inicio. |
| Preparar la cotización | Comercial o Administración | Conceptos, unidades, cantidades, repeticiones, costos, precios, validez y condiciones. |
| Entregar la propuesta | Comercial | Imprime o guarda la propuesta como PDF, la entrega por el canal acordado y registra la entrega. |
| Resolver la oferta | Comercial o Administración | Registra la aceptación de la última versión vigente, o cancela el evento con motivo. |
| Coordinar la prestación | Administración y Operaciones | Desde Contratos → Preparar eventos crea contrato, instalación y puestos; Operaciones completa horarios, patrones y asignaciones, y genera la pauta. |
| Realizar y cerrar | Operaciones informa; Comercial o Administración registra | Marca el evento En curso y después Finalizado, con una explicación. |
| Preparar el cobro | Finanzas | En Estados de pago abre el cobro único del evento, en su mes de término. |
Cómo cotizar
- Agregar evento completa la ficha —cliente, lugar, fechas— y sus conceptos: guardias y supervisión se cobran por personas y por horas o jornadas (seis guardias por ocho horas, a un precio por hora, dan el total del concepto); equipos, por unidades y usos; transporte, por traslado o como servicio completo; otros gastos, describiendo con precisión qué se cobra.
- El costo unitario es una estimación propia; el precio unitario es lo que se ofrece al cliente. El resumen muestra costo, neto, IVA, total y margen antes de entregar la propuesta.
- La validez de la propuesta debe caer entre hoy y el inicio del evento.
Versiones y cambios
Cada guardado crea una versión nueva; las anteriores siguen consultables e imprimibles con sus cifras originales. Solo la última versión vigente, y con la entrega ya registrada, puede aceptarse; al aceptar, el evento queda Confirmado.
Volver a cotizar permite revisar un evento confirmado, en curso, finalizado o cancelado, con motivo obligatorio; no revierte por sí sola los contratos, turnos o cobros que ya existan —esas consecuencias se revisan en su propio módulo—.
Preparar la operación desde Contratos
Cuándo: la propuesta ya fue aceptada. Quién: Administración y Operaciones.
- En Contratos → Preparar eventos, se elige el evento y se confirma el mandante por su ficha y RUT, o se crea uno nuevo sin salir de la pantalla.
- Preparar operación crea, en un solo paso, el contrato, la instalación y los puestos: los conceptos de personal se convierten en puestos, con la cantidad cotizada como dotación inicial por revisar.
- Desde el contrato, Operaciones asigna personal disponible y arma la pauta, con los mismos controles de cualquier puesto. Los adicionales de la propuesta —equipos, transporte— no asignan solos activos ni vehículos.
El cobro único en Estados de pago
Terminado el evento, Estados de pago lo ofrece en su mes de término; una vez abierto, el cobro aparece solo en ese mes, con todos los conceptos y la tasa de IVA que trae la propuesta, sin mensualizarlo. Hay un solo cobro por evento, aunque se haya vuelto a cotizar: si una propuesta se reabre, cancela o reemplaza, no se abre un segundo cobro con ella, y Finanzas revisa el documento existente.
Qué no hace
No sustituye la planificación operativa ni genera marcas de asistencia: los puestos, las asignaciones y las rondas del evento se llevan igual que las de cualquier contrato, en Operaciones y en la app del teléfono. Los costos estimados de personal no generan remuneraciones: el pago real se calcula en Remuneraciones, como el de cualquier turno trabajado. Y no emite factura ni registra el pago: Finanzas prepara el cobro único, y la factura se emite fuera de Vigitar.
Véase también
- Comercial: prospectos, cotizador, licitaciones y satisfacción.
- Contratos, instalaciones y puestos: cómo queda organizado el contrato que crea un evento.
- Finanzas: el cobro y la conciliación.
Normativa
- Ley del IVA, art. 8: los servicios de seguridad privada, incluidos los puntuales, pagan IVA.