Fiscalización de la Dirección del Trabajo

La fiscalización de la Dirección del Trabajo es la revisión que un funcionario de la DT puede hacer al registro de asistencia de tu empresa, a través de un portal propio de Vigitar y no de tu Consola. Un mismo portal reúne a todas las empresas que contrataron el registro de asistencia de Vigitar, no solo la tuya.

Qué es

Un funcionario de la DT entra con su correo institucional, del dominio @dt.gob.cl. Ese dominio es la autorización: no hay un alta previa de funcionarios ni una cuenta que crear. El sistema le envía una clave por correo, válida durante 5 días, y con ella busca a tu empresa por nombre o por RUT en la lista de los empleadores que contrataron el registro de asistencia de Vigitar.

Además del portal, dos cosas le llegan a la DT sobre tu empresa sin que un funcionario tenga que pedirlas:

• El listado mensual de empleadores. Dentro de los primeros cinco días de cada mes, Vigitar declara a la DT la lista de las empresas que contrataron el registro de asistencia, con razón social, nombre de fantasía, RUT, domicilio, tipo de servicio, vigencia del contrato y la dirección del portal de fiscalización, que es la misma para todas (app.vigitar.com/fiscalizacion), y en una lista aparte las que lo terminaron, con la fecha en que terminó. Por eso conviene mantener al día la razón social, el RUT y el domicilio en Sistema → Empresa: es el mismo dato que se declara.
• Mantenciones e incidentes técnicos. Una mantención programada del sistema se avisa con 2 días hábiles de anticipación. Si el sistema deja de operar, total o parcialmente, ese incidente queda registrado con su inicio y su término, y visible para la DT mientras dure. Lo mismo cuando en un puesto alguien marca con una constancia porque no pudo identificarse: el incidente de identificación de ese puesto va desde la primera constancia hasta la siguiente marca identificada, con el motivo.

Cómo se usa

Iniciar el registro de asistencia

Cuándo: al contratar el registro de asistencia de Vigitar, que viene en los planes M, L y XL. Quién: el Administrador.

1. En Sistema → Empresa → Servicio, el recuadro Registro de asistencia dice en qué está: no iniciado, iniciado y desde cuándo, o terminado con la baja de la empresa. Todos los roles ven el estado; el botón es del Administrador.
2. Iniciar abre su página, con lo que se informa a la Dirección del Trabajo —razón social, nombre de fantasía, RUT, domicilio de la casa matriz, dirección web para fiscalización, tipo de servicio y vigencia— y Completar los datos si falta alguno de la ficha. La dirección web para fiscalización es la del portal de Vigitar, la misma para todas las empresas, así que no se completa: el sitio web de la empresa sigue en su ficha, pero no se declara. Debajo va el aviso del art. 62, entero: al contratar el registro, la empresa autoriza que Vigitar entregue a la Dirección del Trabajo toda la información que conste en la plataforma, sin restricción.
3. Marca Leí el aviso y lo acepto y pulsa Aceptar el aviso e iniciar el registro. El registro se inicia ese día, en la nube y con vigencia indefinida, y desde entonces la empresa figura en el listado mensual y en el portal de fiscalización.

Qué te puede frenar: mientras la Dirección del Trabajo no autorice a Vigitar, el registro no se puede iniciar ni el aviso se puede aceptar; además, el plan S no incluye el registro de asistencia, una empresa con la baja pedida no lo inicia y sin el correo de la empresa la página no ofrece aceptar ni iniciar: Completar el correo lleva al campo.

Qué queda registrado: quién aceptó el aviso, cuándo y qué versión, y el día en que se inició el registro.

Si el texto del aviso cambia, se publica como una versión nueva y la empresa lo vuelve a aceptar. Una empresa cuyo registro se inició antes de que existiera el aviso lo acepta en la misma página. El registro termina al dar de baja la empresa: ver Tus datos.

Qué pasa cuando un funcionario abre tu expediente

1. Al elegir tu empresa de la lista, se abre tu expediente.
2. Te llega, al correo de la empresa, un aviso automático de que se inició una revisión. El aviso no dice qué funcionario la hizo ni cuántas veces entró: la resolución exige justamente que ese aviso no lo identifique. Si tu empresa no tiene un correo cargado, el expediente se abre igual y queda constancia de que no se pudo avisar.
3. Desde ahí, el funcionario solo consulta y descarga: no existe, en ningún reporte, una acción que le permita modificar un dato tuyo.
4. Vigitar registra cada conexión del funcionario: fecha y hora, su correo, la empresa consultada y la dirección IP desde la que entró. Ese listado se entrega a la Dirección del Trabajo cuando lo pide (art. 22.5); tu empresa no lo ve, por la misma razón por la que el aviso no identifica a quien revisa.

Avisos de mantención

El aviso indica inicio y término previstos, en hora de Santiago, qué se realizará y el procedimiento para seguir registrando asistencia. Si se cancela esa ventana, llega un aviso separado; una nueva programación se informa nuevamente. La fecha de creación del registro no acredita que el correo haya llegado.

Los seis reportes que puede ver

Siempre en el mismo menú y en este orden:

Donde hay filtros, el funcionario elige instalación, persona y fecha, y los combina como quiera. Al elegir una jornada, un turno, un local o un cargo, la lista de nombres se achica en el acto a quienes cumplen, y si una jornada no tiene a nadie lo dice. Los turnos se muestran con su horario («4 días de trabajo por 4 de descanso, de 08:00 a 20:00») y los locales se agrupan por región. Lugar, jornada y turno son los que cada persona tenía en el periodo consultado: quien se cambió de instalación aparece en las dos, y un ex-trabajador, en la que tenía entonces. El rango llega hasta 5 años atrás, salvo el reporte de domingos y festivos, que llega hasta 24 meses. Cada reporte se descarga en Excel, Word o PDF, con el mismo contenido que se ve en pantalla. El PDF distribuye el texto largo en varias líneas para conservar los encabezados, observaciones y leyendas completos. Cuando una tabla continúa en otra página, repite su identificación y títulos; una fila muy larga indica a cuál corresponde la continuación.

Cómo se leen tus datos en esos reportes

• El reporte de incidentes técnicos reúne los ceses de la plataforma y de tu empresa, incluidos los que siguen en curso. Los incidentes generales registrados por Vigitar indican el inicio y término efectivos; la hora en que se registraron se conserva aparte. Si se corrige una fecha o descripción, queda un historial con el motivo y los valores anteriores. Las contingencias automáticas del teléfono conservan su propio cierre. Lee el historial completo antes de mostrarlo o descargarlo. Si la consulta falla o llega incompleta, pide reintentar; no lo presenta como «sin incidentes».
• Un día sin turno planificado se informa como descanso del ciclo, no como falta: un guardia con turnos 4x4 no aparece con cien inasistencias al año.
• En el reporte de jornada cada turno conserva su fecha de inicio: un turno de noche muestra la entrada de un día y la salida del siguiente en la misma fila. El turno que alguien cubre sale en el reporte de quien lo trabajó, con la observación «Turno cubierto por esta persona».
• Un turno ya terminado sin ninguna marca descuenta su jornada completa en el tiempo faltante, salvo que el día tenga una ausencia justificada (licencia, vacaciones o permiso), que se anota en observaciones.
• El reporte de domingos y festivos incluye los que la persona pasó con licencia, vacaciones o permiso cuando su ciclo le daba ese día de trabajo. La frase «La jornada de este trabajador no incluye domingos o festivos» solo aparece para una jornada semanal que no los toca; un ciclo como el 4x4 muestra la tabla, aunque en el periodo no le haya tocado ninguno.
• Al buscar por el código hash de una marca, el reporte se acota a esa persona y a ese día, y la marca encontrada aparece señalada arriba con su hora y su puesto. Si el código es de una constancia que todavía nadie identificó, el reporte la muestra así, en vez de decir que no hay trabajadores.
• El portal tiene una sola dirección para todas las empresas: si alguien entra por la dirección de tu empresa (por ejemplo tuempresa.vigitar.com/fiscalizacion), llega a app.vigitar.com/fiscalizacion.
• La columna del sistema excepcional toma la resolución del puesto, o la del patrón si el puesto no tiene, y solo aparece si estaba vigente el día del turno.
• Un día con turno y sin marca de entrada sale como la nómina lo trata: licencia L.M., vacaciones VAC y día libre P.G.R (permiso con goce, porque lo pagas tú) son ausencias justificadas; una inasistencia registrada es injustificada, A.I. Un atraso o un turno extra no declaran ausente el día. El reporte que baja el mandante sigue la misma regla, sin decir la causa.
• Cuando una marca fue corregida por una rectificación, el reporte lo muestra con la sigla R.E. en observaciones: la corrección queda visible, nunca oculta.
• Una entrada o salida declarada que el trabajador confirmó después aparece en palabras, por ejemplo «Salida confirmada después por el trabajador», sin sigla: no es una corrección tuya.
• Sin una jornada pactada para la persona, el sistema no calcula atrasos.
• El lugar de prestación de servicios es donde la persona trabajó en el periodo: el local de sus puestos y el de los turnos que cubrió, con su calle y su comuna. Si en el periodo no tuvo puesto, turno ni marca, figura el de su última asignación con la fecha en que terminó; quien nunca tuvo un puesto no aparece.
• La DT rechaza reportes con la cédula, el lugar o la jornada en blanco o con textos como «POR DEFINIR». Por eso Vigitar no crea una ficha sin un RUT válido, no asigna a nadie a un puesto sin patrón de turno o en un local sin calle y comuna, y no deja borrar esos datos mientras haya personas asignadas.
• La colación se informa con su horario, por ejemplo «13:00:00 - 14:00:00», cuando el patrón de turno la pacta; si no la pacta, «No aplica». El guardia no la marca, así que sus marcaciones dicen «No aplica». El reporte lee la colación que guardó cada turno: cambiar el patrón no altera lo ya informado. Si la colación no es imputable, se descuenta de la jornada pactada de la semana; si es imputable, porque el guardia no puede dejar el puesto, cuenta como jornada.
• Un turno en un puesto a distancia lleva en observaciones «Trabajo a distancia». En una semana con turnos de las dos formas, el reporte de jornada agrega antes del total un subtotal presencial y otro a distancia; el total de la semana no cambia.
• Los tiempos se informan con precisión al segundo, sin redondear.

Qué decide el sistema solo

Qué empresas ve la Dirección del Trabajo

• Dónde: el portal de fiscalización y el listado mensual de empleadores.
• Regla: el funcionario ve el listado en su propia página del portal, enlazada al pie de la elección del empleador. Aparecen solo las empresas que contrataron el registro de asistencia de Vigitar; las que lo terminaron pasan a un listado aparte, con la fecha en que terminó. Una empresa que nunca lo contrató no aparece. El listado se genera desde el mes en que la Dirección del Trabajo autoriza a Vigitar, y la empresa de prueba de Vigitar no figura nunca, porque no es un cliente.
• Por qué: la Resolución 38 (art. 26) pide al prestador declarar a los clientes de su registro de asistencia, y solo a ellos.
• Cómo se destraba: no se destraba.

Contratar el registro de asistencia pide un aviso aceptado

• Dónde: al contratar el registro de asistencia de la empresa.
• Regla: el registro no se inicia hasta que el administrador acepta el aviso de que la Dirección del Trabajo puede ver toda la información de la plataforma, sin restricción. Queda anotado quién lo aceptó, cuándo y qué versión del aviso.
• Por qué: la Resolución 38 (art. 62) obliga al prestador a informarlo con claridad antes de prestar el servicio.
• Cómo se destraba: que el administrador lea y acepte el aviso.

El registro de asistencia espera la autorización de la Dirección del Trabajo

• Dónde: al iniciar el registro de asistencia y al aceptar su aviso.
• Regla: mientras la Dirección del Trabajo no autorice a Vigitar, el registro no se inicia. La asistencia se sigue marcando y revisando en Vigitar como siempre.
• Por qué: una empresa que inicia el registro figura en el listado mensual de clientes que se informa a la Dirección del Trabajo, y su registro de asistencia legal tiene que ser uno autorizado.
• Cómo se destraba: con la autorización de la Dirección del Trabajo. En la empresa no hay nada que hacer.

El registro de asistencia pide el correo de la empresa

• Dónde: al iniciar el registro de asistencia y, mientras siga iniciado, en el correo de Sistema → Empresa → Datos.
• Regla: sin un correo completo —con arroba y un dominio con punto— la página del registro no ofrece aceptar el aviso ni iniciar, y dice qué falta. Con el registro iniciado, la ficha marca el campo como «Correo *» y no deja borrarlo ni dejarlo incompleto: si se intenta, conserva el que estaba y avisa cuál quedó.
• Por qué: a ese correo llegan el aviso de que comenzó una fiscalización (Resolución 38, art. 24 b) y el reporte diario (art. 27 e).
• Cómo se destraba: Completar el correo lleva al campo de la ficha; guardado el correo, la página del registro ofrece aceptar e iniciar.

Qué no hace

• El portal no reemplaza la autorización: el registro de asistencia de Vigitar está construido sobre la Resolución 38 de 2024 y todavía no cuenta con la autorización de la Dirección del Trabajo; hasta que la tenga, la empresa mantiene además el registro de asistencia que hoy usa.
• El funcionario no modifica nada: consulta y descarga, y cada apertura de tu expediente te avisa.

Véase también

• Asistencia: de ahí salen los reportes que ve la DT.
• Pauta y turnos: las modificaciones de turno que aparecen en el reporte d).
• Avisos y correos que manda Vigitar: el aviso que te llega al abrirse una revisión.

Normativa

• Res. exenta 38 de 2024, art. 17: los requisitos del portal de fiscalización.
• Arts. 23 y 24: cómo entra el funcionario y el aviso al abrir un expediente.
• Arts. 25, 27 y 28: los filtros, los seis reportes y sus formatos de salida.
• Art. 26: el listado mensual de empleadores.
• Art. 55 c): la jornada con trabajo presencial y a distancia, con un subtotal de cada forma por semana.
• Art. 62: el aviso de que la contratación autoriza a la Dirección del Trabajo a ver toda la información.